大學學科檔案管理體系建設探討

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一、大學學科檔案管理建設中存在的問題

1.缺乏學科檔案管理的有效機制

學科檔案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在實際的學科檔案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作無據可循，必然會出現嚴重的問題。有些高校即使有管理制度，但是在實際的實施過程中，不夠徹底，只是流于形式，無法從根本上解決管理中出現的問題，規范學科檔案管理。

2.學科檔案的管理手段滯后

目前的學科檔案管理中，還有很大一部分學校人工進行操作，對檔案進行整理、分類、歸納等，由于工作的任務量比較大，人工操作很容易出現錯誤。高校的學科檔案管理沒有適應現代社會的發展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然會受到影響。

二、加強大學學科檔案管理建設的有效對策

1.逐步完善學科檔案管理制度

為加強高校學科檔案管理，就要建立完善的管理制度，為檔案的管理工作提供有力的依據，首先學校要建立各級檔案管理機構，分級對學檔案進行管理，其次要建立完善的學科檔案管理制度，把學科檔案的管理工作納入到日常工作中來，使其更加規范、科學，能夠合理地反映學校的學科建設情況。學校的檔案管理部門的專家和學者，要定期到各級檔案管理部門進行指導和監督，組織管理人員把學科檔案進行系統整理，加強管理。

2.實現信息化的學科檔案管理

在以往的學科檔案管理中，經常是人工操作，在管理中很容易出現不必要的失誤和錯誤，為加強管理工作的質量和效率，高校要積極利用現代化的技術手段，利用計算機進行檔案管理，以提高管理工作的整體效果。在學科檔案管理工作中，可以利用計算機收集和整理相關的學科檔案信息，建立學科檔案的信息庫，整合所有學科信息資料，建立完善的信息管理體系，并且建立校內各院校之間的信息溝通和聯系，能夠及時找到自己所需的學科信息。由于高校的人數逐年增多，學科檔案的數量也逐漸增多，面對龐大的信息量，如果靠人工進行整理和查找，不僅費時費力，結果也不一定理想，為此，我們可以利用計算機的優勢，對學科檔案進行保管，在需要時，能夠及時準確的找到相關資料，提高工作的效率。

3.加強對學科檔案的評估和檢查力度

在高校管理中，為了提高學科檔案的管理，就要切實加強對學科檔案的評估和檢查，提高廣大教育工作人員的檔案意識，促進檔案管理工作的有效進行，在檔案管理工作中，加強評估和檢查，可以及時發現檔案中存在的錯誤，并加以改進，使檔案管理工作更加規范、科學。在學校的整個考核中，要把學科檔案管理工作的審查作為其中的一項，切實提高各級管理人員的學科檔案的管理意識，促進學科建設的穩步發展。

4.提高學科檔案管理人員的素質能力

加強學科檔案的管理工作，也要切實提高學科檔案管理人員的素質和能力，使檔案管理人員學習先進的知識，明確網絡化管理和操作的流程和步驟，在實際的工作中能夠更加高效，能夠完美的處理各種問題，強化學科檔案的管理工作。隨著科學技術的不斷發展，新技術的不斷應用，就要求檔案管理人員具有一定的創新精神和能力，能夠適應社會的發展，促使檔案管理工作更加順利的開展。

三、結束語

學科檔案的管理工作在整個高校管理中占有十分重要的地位和作用，為提高工作效率，加強管理，我們要及時發現管理過程中存在的問題，用有效的對策加以解決，推動高校學科建設的穩步發展。

作者：劉蓓蕾單位：湖北工業職業技術學院