檔案信息化建設與檔案管理思考

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【摘要】檔案信息化建設是提高檔策管理水平的重要手段，也有利于提升檔策服務效率。檔案信息化的建設工作是促進檔策工作持續(xù)發(fā)展的必由之路。本文在闡述檔策信息化建設工作內(nèi)容的基礎上，針對具體的管理情況提出幾點完善檔策信息化建設與檔策管理的對策，不斷提升檔策工作為社會服務的能力，僅供參考。

【關鍵詞】檔案工作檔案信息化建設檔案管理

在現(xiàn)代化的社會中，檔案管理工作的水平在不斷的進步與完善。檔案管理的工作應該注重運用信息化的技術，以此提高檔案管理的業(yè)務水平和工作質(zhì)量。與此同時，檔案管理機構也要通過改進檔案管理的方法，應用先進的管理方式和技巧，以此提高管理檔案的效率。檔案管理工作的信息化與檔案管理的工作內(nèi)容緊密相連。因此，本文會對檔案信息化建設工作和檔案管理的方法展開深入的分析和探討。

1檔案信息化建設工作的內(nèi)容

1．1基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設的基本條件，也是檔案信息資源開發(fā)利用的技術支撐。主要功能是實現(xiàn)檔案信息傳輸、交換和資源共享。

1．2檔案信息資源建設

建設檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，規(guī)范電子文件歸檔管理，對傳統(tǒng)檔案實施數(shù)字化管理，豐富檔案信息資源類型，提高檔案信息資源利用效率。

1．3標準化建設

建設檔案信息化體系，使檔案信息資源描述、查詢、使用、管理等工作流程均有明確規(guī)定加以約束，進一步規(guī)范電子檔案管理，實現(xiàn)檔案信息化建設規(guī)范化。

2完善檔案信息化建設與檔案管理工作的對策

2．1健全檔案信息化的工作系統(tǒng)

在檔案工作中，檔案信息化的工作需要相對的工作系統(tǒng)作為保證。因此，需要建立一套健全的檔案信息化的工作系統(tǒng)。主要的方向包括以下幾點:第一，管理機制需要具有明確性，并且在運行中需要進行持續(xù)的完善工作。在實行有關的檔案管理辦法的前提下，還需要建立不同部門相互配合的電子型的檔案管理制度，保證電子檔案的全面管理工作。另外，在我國規(guī)定的有關法律法規(guī)的同時，還需要給予檔案部門一部分的行政方面的管理職能，采取有效的方法，在檔案管理的工作中加強信息化方法的運用，并促進檔案信息化建設工作的協(xié)調(diào)配合，促進和諧的合作系統(tǒng)的形成。同時，應該注意檔案信息化建設工作在電子化政務工作中的安排，通過這種方式促進檔案信息化建設與政府的電子政務工作，同時進行;第二，需要深入的完善和規(guī)范有關的法律和法規(guī)，以此使檔案工作更加科學。有關的工作人員應該策劃檔案信息化建設工作的具體方案，制作日常工作的職責列表，同時還應該明確規(guī)定任務型的工作目標，工作的時間以及負責的企業(yè)等。另外，需要構建健全的績效評價系統(tǒng)，應用評價促發(fā)展的方法促進檔案信息化工作的順利進行。立足于績效評價系統(tǒng)，進一步的完善現(xiàn)階段的法規(guī)、條文以及相關的制度，加大監(jiān)督與檢查力度，以此保障檔案信息化的工作步入正軌。

2．2促進檔案管理的數(shù)字化，實現(xiàn)資源的共享

檔案信息化的建設工作的主題是資源的建設工作。因此一切的檔案工作都會以此為核心開展。在現(xiàn)階段的工作條件下，應該將工作的主要任務集中在促進檔案管理的數(shù)字化和資源的共享方面。第一，需要逐漸的促進檔案管理的數(shù)字化工作。按照有關的原則，制定適宜的工作方案，并且需要加大監(jiān)督的力度，保證檔案工作的數(shù)字化。另外，還需要在滿足人們?nèi)粘Ｊ褂靡蟮那疤嵯拢谱饕惶淄晟频臋n案數(shù)字化的文件目錄，投入大量的人力、物力、財力予以支持。同時，還應該實施紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的管理機制，采用二者雙歸檔的形式進行檔案的管理工作。值得注意的一點是，有具體規(guī)定的文件與圖片類文件需要遵循關聯(lián)儲存的制度，以此來達到全文檢索的目的。第二，應該逐漸的促進檔案資源的共享工作。按照國家新近頒布的有關規(guī)定，建立一套完整的檔案信息管理體系，并且采取有效的措施促進這套管理體系能夠與辦公使用體系之間完美的結合，這種做法有利于促進信息的生成、分類整理與歸檔的工作，并且一系列的操作是在網(wǎng)上進行的。應該按照先易后難的順序，制作檔案信息系統(tǒng)的文件目錄，并注意利用好檔案管理機構的職責內(nèi)容，采用條塊結合的方法，確保檔案資料的實時性，進一步促進檔案信息化建設的工作。

2．3完善技術支持與資金保障系統(tǒng)

在檔案管理的工作中，管理的技術是不可或缺的關鍵因素之一。然而，使用不同種類的先進的設備需要足夠的資金保障。因此，在實現(xiàn)檔案信息化建設工作的過程中，不僅要依靠完善的技術方法，還需要足夠的資金支持。這種方法能夠有效的保障檔案信息化體系的持續(xù)、穩(wěn)步運行，還能夠保證檔案資源的可靠。第一，應該采取措施完善有關的基礎設備。建議把檔案的信息化建設中投入的資金算在財政方面的預算里，并按照年度加入基本建設和維護的費用。同時，還應該利用合作開發(fā)與服務外包相結合的方法，實現(xiàn)檔案信息化物質(zhì)支持機制的創(chuàng)新，并大力支持不同的檔案機關研究管理技術;第二，更新應用的硬件與軟件設施。不僅需要配置有關的設備，還需要不斷的更新正在使用的有關設施，給檔案信息化的工作創(chuàng)造足夠的工作條件。對于檔案信息化管理與應用軟件，應加大相關軟件的研發(fā)力度，在全國構建統(tǒng)一的技術標準。

2．4創(chuàng)新檔案信息服務手段

檔案信息化建設的最終目標是提高檔案的利用效率，為此，應當對檔案信息服務手段不斷創(chuàng)新。提升檔案信息遠程查閱利用服務能力。建立檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系。各級檔案部門可以采取鏈接的方式對相關資源進行整合，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，以此來實現(xiàn)一站式的檔案信息網(wǎng)上查閱。

3結語

綜上所述，檔案信息化建設工作是檔案管理工作實現(xiàn)進步的關鍵環(huán)節(jié)。在現(xiàn)代化的建設過程中，檔案管理部門應該加大對檔案信息化建設工作的重視度，采用改進檔案管理的方法和檔案處理的步驟，擴展檔案信息資源的開發(fā)領域，合理的利用檔案信息資源，積極主動地促進檔案信息化建設中應用的各種硬件和軟件的建設工作，不斷地更新檔案信息化管理的方法等有效的方法，逐漸地促進檔案管理工作的數(shù)字化和信息化的發(fā)展。從各個方面提高檔案管理的工作水平和工作效率，逐漸地提升檔案工作的服務水平。

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作者：趙世剛 單位：哈爾濱老年人大學