檔案管理科學(xué)化思考

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摘要：在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，檔案管理工作的滯后發(fā)展沒(méi)有與之相匹配，影響了整體的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。因此，在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，規(guī)范化檔案管理工作，提高科學(xué)化管理水平十分重要。對(duì)目前檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了科學(xué)化管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；管理水平；具體措施

檔案是對(duì)一個(gè)人、經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目和企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，隨著人們對(duì)檔案管理重視度的提高，檔案科學(xué)化管理正在逐步的完善中。檔案的科學(xué)化建設(shè)，就是改變以往的管理形式，提高管理人員的綜合素質(zhì)，利用計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)提高檔案管理的水平，并將檔案管理的服務(wù)職能作為工作的重點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理是各項(xiàng)事業(yè)穩(wěn)定進(jìn)行的基礎(chǔ)，因此，提高檔案管理的科學(xué)化水平十分必要。

1目前我國(guó)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1檔案管理的制度不夠完善。

檔案管理任務(wù)開(kāi)展形式過(guò)于散漫，針對(duì)基層工作人員尚未形成完成的制度體系。缺少有力的約束，出現(xiàn)信息資料丟失等安全問(wèn)題也不能在短時(shí)間內(nèi)解決，這一現(xiàn)狀直接影響到檔案管理任務(wù)的開(kāi)展。雖然隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理也在不斷地實(shí)現(xiàn)信息化、科學(xué)化，但是由于各種原因，我國(guó)檔案管理的信息化水平、科學(xué)化水平不高，其中的原因就是檔案管理的制度不夠完善。比如各地所使用的檔案管理的制度和規(guī)范都是不統(tǒng)一的，所以導(dǎo)致不同地區(qū)的檔案信息很難整合在一起。

1.2企業(yè)所使用的檔案管理軟件不統(tǒng)一。

開(kāi)展檔案管理過(guò)程中，需要借助信息化設(shè)備來(lái)完成，在編寫(xiě)好的計(jì)算機(jī)軟件中，工作人員將信息錄入到其中，根據(jù)使用需求進(jìn)行搜索、備份、存儲(chǔ)。檔案管理的大體流程都相同，但管理工作開(kāi)展過(guò)程中，所使用到的軟件并不統(tǒng)一，也常常會(huì)出現(xiàn)軟件故障造成的信息丟失。通過(guò)存儲(chǔ)備份能夠?qū)⑿畔?fù)原，但常常出現(xiàn)故障也會(huì)對(duì)工作開(kāi)展效率造成影響。也因?yàn)槲覈?guó)檔案管理的制度不夠完善，甚至是不同的企業(yè)所使用的檔案管理軟件也不統(tǒng)一，所以目前我國(guó)檔案管理存在的問(wèn)題之一就是企業(yè)所使用的檔案管理軟件不一致。也正是因?yàn)檫@個(gè)原因，從而導(dǎo)致我國(guó)人員的檔案信息無(wú)法得到很好的共享，從而無(wú)法很好地提高我國(guó)檔案管理的科學(xué)化水平。

1.3檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。

人才是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的核心內(nèi)容，在檔案管理工作中，管理人員同樣具有重要的地位，但是目前我國(guó)的檔案管理人員的整體專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，無(wú)論是在工作落實(shí)中，還是構(gòu)建信息化建設(shè)中，都沒(méi)有發(fā)揮出管理人員的實(shí)際效能。比如，大部分的檔案管理人員都不是檔案管理專(zhuān)科畢業(yè)的，甚至有的檔案管理人員是完全沒(méi)有相關(guān)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)或者知識(shí)的。要提升我國(guó)檔案管理的科學(xué)化水平，首先就要確保我國(guó)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

1.4企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部不重視檔案管理工作。

在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，雖然已經(jīng)在信息化建設(shè)的影響下，推動(dòng)了檔案的科學(xué)化建設(shè)，但是在檔案管理內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員卻沒(méi)有加大重視程度，在企業(yè)的管理中只是重視經(jīng)濟(jì)效益的提升和科學(xué)技術(shù)的提高，對(duì)于檔案管理部門(mén)存在忽視的現(xiàn)象。在這種工作環(huán)境的影響下，較多檔案管理工作人員也就隨波逐流，對(duì)檔案管理工作缺少認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，丟失檔案資料，管理程序紊亂的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，在提高信息化建設(shè)中，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，投資的欠缺，也沒(méi)有形成系統(tǒng)的、科學(xué)化的管理現(xiàn)狀。

2解決我國(guó)檔案管理存在問(wèn)題的辦法

2.1完善檔案管理的管理制度。

在提高檔案管理的科學(xué)化建設(shè)中，完善檔案管理的管理制度是首要的內(nèi)容。目前，我國(guó)應(yīng)加大法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作的制約，利用法律的相關(guān)規(guī)定將檔案管理工作內(nèi)容規(guī)范化管理，提高法律管理效能。在檔案管理制度的優(yōu)化中，還要進(jìn)行責(zé)任制的劃分。責(zé)任制是嚴(yán)格規(guī)范工作人員的有力武器，通過(guò)將檔案管理工作中的每一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分配，并進(jìn)行相關(guān)責(zé)任的獎(jiǎng)懲劃分，在誰(shuí)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)中加強(qiáng)檔案管理的工作落實(shí)。另外，在檔案管理工作中，監(jiān)督和審核是必不可少的，要對(duì)監(jiān)督和審核的程序進(jìn)行優(yōu)化，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督與審核的部門(mén)，將檔案管理的日常工作內(nèi)容作出科學(xué)的評(píng)價(jià)，并監(jiān)督檔案管理工作中信息化技術(shù)的培訓(xùn)與落實(shí)，審核檔案管理工作中的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平。完善檔案管理制度是根本性的問(wèn)題，必須要依據(jù)法律法規(guī)的約束、責(zé)任制度的確立、監(jiān)督和審核的有效應(yīng)用提高現(xiàn)代化的管理水平。

2.2加快檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

因?yàn)槟壳拔覈?guó)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題之一就是企業(yè)所使用的檔案管理軟件不統(tǒng)一，所以要提升我國(guó)檔案管理的科學(xué)化水平，就要加快我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)各個(gè)企業(yè)之間的檔案信息共享。加快檔案管理的信息化建設(shè)，不僅可以有效地提高檔案管理的工作效率，還能確保檔案信息的完整性，所以國(guó)家應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施的資金投入，完善檔案管理部門(mén)的檔案管理設(shè)施，從而更好地實(shí)現(xiàn)信息化。還有，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該借助信息化技術(shù)來(lái)建立完善的電子檔案，網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)，即使不同企業(yè)所使用的檔案管理軟件不同，也能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)來(lái)共享相關(guān)的檔案信息，從而減少檔案管理過(guò)程中檔案信息收集的時(shí)間，提高檔案管理的工作效率。所以要提高我國(guó)檔案管理的科學(xué)化水平，就要加快我國(guó)檔案管理的信息化建設(shè)，完善各種電子檔案以及網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。

2.3提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)于提高我國(guó)檔案管理的科學(xué)化水平有著非常重要的作用，所以在進(jìn)行檔案管理的科學(xué)化建設(shè)的過(guò)程中，就要提高對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有兩個(gè)途徑，一是從招聘著手，二是從培訓(xùn)著手。首先，要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，就要提高檔案管理人員的招聘要求，確保檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，比如增加招聘過(guò)程中的考察環(huán)節(jié)，對(duì)面試人員進(jìn)行筆試、面試以及實(shí)操的考察，從而更好地提高檔案管理的綜合素質(zhì)。其次是從培訓(xùn)著手，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的方法也在不斷地發(fā)展，所以檔案管理部門(mén)就要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定時(shí)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，比如每年都要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行兩次的培訓(xùn)，也就是每半年對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，培訓(xùn)的老師應(yīng)該是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，可以從檔案管理人員中進(jìn)行挑選。

2.4加強(qiáng)檔案管理體系的建立。

檔案管理工作需要完善的制度體系，不同使用方向的檔案在管理過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)制度差異。基層工作人員要明確這一特征，不斷的總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也要對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患因素做出總結(jié)，這樣能夠便于針對(duì)不同使用需求來(lái)制定管理計(jì)劃，工作開(kāi)展期間也不會(huì)受到風(fēng)險(xiǎn)因素影響，造成檔案內(nèi)的重要信息丟失。檔案管理并不是將全部信息都錄入到計(jì)算機(jī)設(shè)備中，而是在前期工作中對(duì)信息進(jìn)行篩選，避免無(wú)用信息影響檔案管理的進(jìn)度。建立完善的體系，能夠幫助約束基層工作規(guī)范性，違規(guī)操作的問(wèn)題也能得到解決。在檔案管理工作中，檔案管理人員必須堅(jiān)持以科學(xué)為管理理論，充分引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，使檔案管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化道路發(fā)展，不斷提升檔案管理工作效率及員工綜合素質(zhì)，提升檔案管理科學(xué)化水平，從而為廣大用戶(hù)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案資料最大限度發(fā)揮作用。

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作者：張福家 單位：黑龍江省八五一一農(nóng)場(chǎng)勞動(dòng)就業(yè)社會(huì)保障服務(wù)中心