檔案管理模式理論探究

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摘要：主要對(duì)知識(shí)服務(wù)檔案管理的必要性及理論依據(jù)進(jìn)行分析，并提出實(shí)現(xiàn)途徑，以期為檔案工作者提供理論借鑒。

關(guān)鍵詞：知識(shí)服務(wù)；檔案管理模式；理論探索

經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展以及技術(shù)水平的不斷提升使得信息資源的總量不斷增多，流通也更加頻繁。因此企業(yè)檔案管理工作的高效準(zhǔn)確變得尤為重要，基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式也應(yīng)運(yùn)而生，需要企業(yè)將多元化的信息技術(shù)融入到檔案管理的應(yīng)用中，進(jìn)而提升信息的存儲(chǔ)及提取速度，保證企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案管理涉及到社會(huì)工作的各行各業(yè)，隨著社會(huì)容量的不斷增大，對(duì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越高。因此在新的形式下，應(yīng)探索高效快速的檔案管理辦法，以便適應(yīng)不斷更新進(jìn)步的企業(yè)發(fā)展，從而方便內(nèi)部工作及外部服務(wù)的開展。

1探討知識(shí)服務(wù)檔案管理模式的必要性

1.1從知識(shí)服務(wù)應(yīng)用現(xiàn)狀的角度進(jìn)行分析。

在探究知識(shí)服務(wù)理念前，需要對(duì)其應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行細(xì)致了解，主要采取的方式是針對(duì)企業(yè)的問卷調(diào)查，并針對(duì)不同地區(qū)，不同企業(yè)性質(zhì)，采取不同的檔案管理模式進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，從而總結(jié)出相關(guān)政策對(duì)檔案管理效果的影響。通過對(duì)知識(shí)服務(wù)理論應(yīng)用狀況及效果的了解，能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的不足，并且針對(duì)問題找到解決方案，進(jìn)而制定永久性發(fā)展計(jì)劃。

1.2從現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求的角度進(jìn)行分析。

檔案管理工作不僅僅是將企業(yè)的資料及員工的資料進(jìn)行整理，而是要通過科學(xué)有效的整理方式提升企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，從而提升企業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)。從現(xiàn)代化角度分析企業(yè)的檔案管理，就是要求檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、及科學(xué)化，并且能夠滿足日常工作需求，方便快捷的為企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)。在這種情況下，知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式就能夠發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展目標(biāo)，進(jìn)而提升社會(huì)地位及社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。

2基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式理論探索的要求

2.1知識(shí)模型的應(yīng)用。

與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，知識(shí)服務(wù)管理模式應(yīng)用性更強(qiáng)，更趨近與人性化理念，在實(shí)際應(yīng)用的過程中，注重對(duì)檔案知識(shí)的積累，以及對(duì)檔案知識(shí)內(nèi)容的評(píng)價(jià)，并以具體的評(píng)價(jià)結(jié)果為依據(jù)，確定檔案信息內(nèi)容的價(jià)值屬性，形成全新的知識(shí)信息模型，進(jìn)而圍繞檔案信息的核心，制定企業(yè)人力資源管理計(jì)劃，達(dá)到現(xiàn)代社會(huì)用戶的需求標(biāo)準(zhǔn)。

2.2檔案意識(shí)的培養(yǎng)。

檔案信息資源不僅是支撐企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的基本，同時(shí)也是營(yíng)造企業(yè)文化氛圍的最佳手段，為了進(jìn)一步推進(jìn)基于知識(shí)服務(wù)理念下檔案信息管理模式的應(yīng)用，就應(yīng)該從最基本的層面入手，提高企業(yè)人員的檔案意識(shí)，讓企業(yè)人員意識(shí)到檔案資源管理與利用的重要性，形成檔案信息分析與吸收的工作習(xí)慣，從而改變檔案信息顯性化的特點(diǎn)，將重要信息與員工思維融合在一起，形成全新的企業(yè)發(fā)展隱性力量。除此之外還要保證檔案資源信息集成的完整性。

3知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論依據(jù)

基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論依據(jù)主要有知識(shí)編碼以及提供人性化的服務(wù)兩個(gè)方面，只有將這兩者進(jìn)行有效的融合，才會(huì)使得基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式具有實(shí)際的意義。

3.1知識(shí)編碼。

知識(shí)編碼就是指利用精確的表現(xiàn)形式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)的展示與共享，最終達(dá)到使得雙方都受益的交流與溝通的目的。這種理論依據(jù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)知識(shí)的不斷的創(chuàng)新與改革，使得知識(shí)的發(fā)展逐漸的顯性化，還有就是促使了知識(shí)的結(jié)構(gòu)的有序化的形成。可以說(shuō)，知識(shí)編碼實(shí)際上就是為檔案管理建立了一個(gè)知識(shí)的平臺(tái)，將各種與客戶有關(guān)的信息進(jìn)行有效的收集與整理，這樣就會(huì)方便了檔案管理人員的工作，他們可以直接進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，為企業(yè)的管理者的決策提供有力、有序的指引，為企業(yè)的策劃部門的方案的設(shè)計(jì)提供有效的數(shù)據(jù)。

3.2人性化服務(wù)。

人性化的服務(wù)作為基于知識(shí)檔案管理的另一個(gè)理論支撐，其實(shí)質(zhì)就是要以客戶為服務(wù)的宗旨，就是要為客戶提供客戶需要的各項(xiàng)服務(wù)。使得顧客享受到賓至如歸的服務(wù)，然后顧客就會(huì)對(duì)于企業(yè)的服務(wù)形成自己的評(píng)價(jià)，最終使得企業(yè)獲得無(wú)限的經(jīng)濟(jì)利益，提高企業(yè)的在經(jīng)濟(jì)上的收益。另外，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展而言，人性化的服務(wù)是除了人才競(jìng)爭(zhēng)之外的最重要的發(fā)展的因素了，因此，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得穩(wěn)定的發(fā)展的話，就要不斷的提高其自身的人性化服務(wù)的水平。

4基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式理論探索的策略

4.1現(xiàn)代化技術(shù)的引用。

為了從根本上提高基于知識(shí)服務(wù)觀下檔案管理模式的應(yīng)用效果，在推進(jìn)知識(shí)價(jià)值化應(yīng)用理念的過程中，就應(yīng)該注重檔案管理模式的創(chuàng)新。首先引用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將編碼理論應(yīng)用到檔案管理工作中，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高效性、便捷性的特點(diǎn)，提高企業(yè)檔案管理信息整合與分析的速度，以及檔案管理工作的靈活性，其次以檔案信息資源為中心，在企業(yè)內(nèi)部建立信息交流平臺(tái)，確保數(shù)據(jù)信息傳播接口的統(tǒng)一性，加強(qiáng)企業(yè)人員的交流與溝通，在不需要考慮檔案資源信息創(chuàng)造者的情況下，賦予企業(yè)員工自有調(diào)動(dòng)相關(guān)知識(shí)的權(quán)利，進(jìn)而從根本上營(yíng)造出知識(shí)服務(wù)的氛圍。最后再次基礎(chǔ)上加大對(duì)檔案資源信息分析的力度，鼓勵(lì)員工進(jìn)行獨(dú)立式的交流，讓資源信息創(chuàng)造者與資源信息傳播者，緊密的聯(lián)系在一起，形成檔案信息大范圍傳播與應(yīng)用的狀態(tài)，繼而讓企業(yè)每個(gè)部門都能夠在有效的時(shí)間內(nèi)，獲得與時(shí)展需求一致的數(shù)據(jù)化信息。

4.2知識(shí)價(jià)值的追求。

企業(yè)發(fā)展檔案信息資源具有極強(qiáng)的可塑性，是企業(yè)發(fā)展過程中積累下來(lái)的隱性資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效的提取，不僅能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展理念的深度滲透，還能加快企業(yè)知識(shí)服務(wù)管理模式的落實(shí)速度，在這樣的情況下，要想達(dá)到企業(yè)發(fā)展的基本要求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，就應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案資源信息價(jià)值進(jìn)行深度的追求，對(duì)企業(yè)檔案管理模式功效規(guī)律進(jìn)行研究，吸取現(xiàn)代社會(huì)新觀點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案資源的有效控制。新的知識(shí)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變使得經(jīng)濟(jì)體制也在不斷發(fā)生變化，企業(yè)在發(fā)展的過程中，不斷摸索新的途徑，利用高效的檔案管理模式來(lái)提升自身的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，因此基于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的檔案管理模式逐漸被企業(yè)所喜愛，并且在推進(jìn)的過程中積極利用檔案信息，融合多種現(xiàn)代化的管理理念及管理手段，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的充分利用及快速流通。

參考文獻(xiàn)

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[2]張輝.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2014（1）：68-69.

作者：于洋 單位：黑龍江省農(nóng)墾牡丹江管理局局直城鎮(zhèn)建設(shè)管理局