我國人事檔案管理探討

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摘要：在我國的人事管理過程中，人事檔案管理是其中非常重要的一項工作，因為人事檔案是個人身份、學(xué)歷、政治面貌等方面的依據(jù)，并且與個人工資、待遇、組織關(guān)系以及社會勞動保障緊密相連，具有相應(yīng)的法律效力，是記載人生軌跡的重要憑證。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；發(fā)展方向；研究分析

引言

人事檔案是記錄一個人主要社會經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治面貌等個人情況的文件，并起著依據(jù)、參考和憑證的作用，在個人職稱申報、轉(zhuǎn)正定級以及辦理養(yǎng)老保險等各種事情的時候，都需要使用人事檔案。綜上所述，人事檔案管理就顯得尤為重要。但是隨著時代的不斷發(fā)展，在人事檔案的管理過程中出現(xiàn)了一些問題，因此為了解決這些問題，我們需要對其進行透徹的分析研究，從而找到我國人事檔案管理發(fā)展的新方向。

一、當(dāng)前我國人事檔案管理存在的問題

1、管理制度落后據(jù)相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，我國當(dāng)代大學(xué)生的人事檔案通常都是存放在用人單位、政府人事部門或者是人才交流中心之中，從而使檔案管理呈現(xiàn)出一種極為分散的狀態(tài)。并且，還有部分不了解人事檔案管理制度的大學(xué)生將檔案放在自己手中，這樣不僅會不利于檔案的集中管理，還會發(fā)生檔案受損，或者是檔案丟失的情況，對學(xué)生今后的發(fā)展具有一定的不利影響。究其原因就是我國的人事檔案管理制度并沒有緊跟時展的步伐，從而導(dǎo)致管理制度相對落后。

2、管理理念滯后

就目前的社會現(xiàn)狀而言，許多學(xué)校以及個人并沒有意識到人事檔案的重要性，認(rèn)為人事檔案說明不了什么實際問題，因此這就使得人事檔案沒有被充分重視，從而導(dǎo)致部分高校無法進行有效的人事檔案管理。其主要原因就是學(xué)校檔案管理部門的管理理念滯后，使得管理人對于人事檔案的理解不夠透徹，從而無法對人事檔案進行全面管理。

3、管理方式繁瑣

目前，我國的人事檔案管理方式與以往并沒有很大的差別，比如，人事調(diào)動或者是人事考察需要調(diào)檔，就必須要有調(diào)檔函或者介紹信才可以。這樣的方式不僅繁瑣復(fù)雜，而且還沒有什么實際意義，在提倡快捷、簡便發(fā)展的今天，這種辦事方式就顯得與周圍環(huán)境格格不入。此外，在人事檔案的管理過程中，只有校方的管理人員才可以將某一人的人事檔案進行查看以及轉(zhuǎn)移調(diào)度，并且在轉(zhuǎn)移的過程中，該人事檔案不得經(jīng)由他手，這就使得檔案管理工作的工作效率難以提高，不利于管理工作的進一步發(fā)展。

二、我國人事檔案管理的發(fā)展方向

1、促進人事檔案管理的信息化管理

隨著時代的不斷發(fā)展與進步，我國的人事檔案管理工作也開始隨之發(fā)生變化，首先就是由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的信息檔案管理階段，并且經(jīng)過了多年的實踐，我國人事檔案管理工作者在管理過程中積累了豐富的管理經(jīng)驗，并根據(jù)這些經(jīng)驗積極創(chuàng)新人事檔案的管理方式，使其符合時展的要求，從而不斷促進我國人事檔案的信息化管理。在人事檔案信息化管理的發(fā)展過程中，不僅要確保人事檔案信息的完整性、有效性，還應(yīng)該保證檔案使用的具體性，從而使檔案發(fā)揮其實際效用，為人們帶來幫助。我國高校進行人事檔案管理的主要目的并不是對學(xué)生資源的管理，而是為了實現(xiàn)人才資源的社會化，簡單來說就是實現(xiàn)人才信息資源的全面共享，從而為學(xué)生尋找工作機會帶來一定的幫助。此外，在高校的人事檔案管理的過程中，為了加快其信息化管理進程，就需要依靠相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，從而為檔案的查詢帶來便利。因此，在信息管理的過程中，首先需要保證的一點就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的通暢，這樣能順利安裝信息管理軟件和一些必備的硬件設(shè)備，從而建立一個系統(tǒng)、全面的人事信息檔案，為檔案信息的存儲、應(yīng)用帶來便利。因此在檔案信息化管理的過程中，就應(yīng)該將加強檔案信息管理功能作為首要目標(biāo)，從而快速實現(xiàn)信息化管理的建設(shè)，為學(xué)生日后的良好就業(yè)奠定堅實基礎(chǔ)。

2、加強人事檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在以往的人事檔案中，絕大多數(shù)的檔案信息都是以紙質(zhì)的方式記載，因此在管理過程中，這些紙質(zhì)檔案信息非常容易受損，對于長期的管理來說極為不利。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走入了我們的生活，并且逐漸被應(yīng)用于各個領(lǐng)域，其中就包括人事檔案的管理。利用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以促進人事檔案管理工作的電子化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，不僅可以建立方便調(diào)閱的電子檔案，在一定程度上還能夠進一步完善我國的人事檔案管理制度，從而有效促進高校人事管理改革與檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。就目前的管理情況而言，我國的各大高校的人事檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)時代的發(fā)展特點，對管理模式進行不斷的調(diào)整與創(chuàng)新，并將現(xiàn)代計算機技術(shù)應(yīng)用到人事檔案的管理過程中，以此來加快我國人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化建設(shè)。此外，融合計算機技術(shù)的人事檔案管理，不僅可以進行準(zhǔn)確的信息錄入，還能夠方便人們的調(diào)閱，從而最大限度的節(jié)省校方人力資源以及財力資源的投入。同時，對于人事檔案的管理工作人員來說，檔案管理的電子化、信息化還是我國現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)與前提，因為只有這樣，人事檔案的完整性才能夠得以保證。近年來，根據(jù)我國人事檔案管理的發(fā)展過程可知，電子化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理系統(tǒng)為各大高校人事檔案信息的查閱與管理帶來極大的便利，從而進一步提高了相關(guān)高校檔案管理的工作效率。綜上所述，加強人事檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不僅可以加快我國人事檔案管理發(fā)展的信息化進程，還能夠不斷完善我國人事檔案的管理制度，從而促進我國各大高校開展有效的人事檔案管理工作。

3、創(chuàng)新人事檔案管理理念

人事檔案是記錄一個人主要社會經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治面貌等個人情況的文件，由此可見，人事檔案的管理工作與“人”密不可分，對于人的工作發(fā)展以及人生發(fā)展具有十分重要的意義。因此，在檔案管理的過程中，就應(yīng)該重視對人主觀能動性的調(diào)動，為此各大高校的檔案管理人員就需要根據(jù)時代的發(fā)展，積極創(chuàng)新人事檔案管理的管理理念，并以增強服務(wù)意識為基礎(chǔ)，堅持“以人為本”的管理原則，從而為人事檔案的主人帶來幫助。由此可見，在我國各大高校人事檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，“以人為本”的理念尤為重要，因此我國各大高校的人事檔案管理工作就應(yīng)該時刻遵循“以人為本”的管理原則，不斷提升檔案管理人員的服務(wù)水平，從而進一步落實檔案管理工作，滿足人們的需求。與此同時，為了提高人事檔案管理的工作效率，檔案管理人員還應(yīng)該使用具有針對性的管理方式，為那些急切需要幫助的人提供有效途徑。所以說，在我國人事管理制度的改革過程中，首先就需要不斷調(diào)整和優(yōu)化人事檔案管理的管理方式，并遵循“以人為本”的管理原則，從而為管理制度改革奠定一定的群眾基礎(chǔ)，以此來進一步推動管理制度改革的進程。就我國各大高校目前的人事檔案管理來看，管理過程中存在兩個挑戰(zhàn)，第一個是人事檔案具有很大的作用，因此我們就必須將其妥善保存，從而維護個人的真實面貌；第二個是人事檔案的“壽命”有限，為此我們就需要利用先進的信息技術(shù)來克服這個難題，從而落實好人事檔案的管理工作，為我國的人事管理帶來新鮮血液，以此來不斷促進我國人事檔案管理工作的發(fā)展。

4、提高人事檔案管理的規(guī)范化水平

為了進一步提升高校人事檔案的管理效率，就需要提高檔案管理的規(guī)范化水平。為此，首先就應(yīng)該加大對于高校人事檔案管理工作的監(jiān)察力度。上級主管單位根據(jù)實際工作需要，制定一個具有針對性的工作計劃，同時定期或者不定期抽查各高校的工作情況，以此來開展實地考察，并根據(jù)實地考察結(jié)果，對該學(xué)校的人事檔案管理工作提出相應(yīng)的工作建議，從而促進高校人事檔案管理水平的不斷提高。其次，要進一步規(guī)范高校的檔案管理部門。為此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)就需要明確檔案管理的負(fù)責(zé)人，從而使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，并且做到及時發(fā)現(xiàn)問題、快速處理問題。與此同時，各大高校檔案管理部門還應(yīng)該與財政部門積極協(xié)調(diào)、溝通，加大人事檔案管理的資金投入，以此來保證管理工作的順利開展。最后是加強人事檔案調(diào)取的靈活性。盡可能的做到“檔隨人走”，從而不斷提高高校人事檔案管理的工作效率，減少不必要的人力投入以及資金投入。

三、結(jié)論

綜上所述，人事檔案對人的一生具有非常重要的作用，因此對于人事檔案我們就需要對其進行完善、系統(tǒng)、有效的管理，為人們帶來幫助。因此學(xué)校的檔案管理工作者應(yīng)該對人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進行透徹的分析研究，從而找出我國人事檔案管理發(fā)展的新方向，使檔案管理緊跟時代步伐，滿足新時期的客觀需求，更好的服務(wù)于人事工作。

參考文獻：

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作者:李巍 單位:沈陽音樂學(xué)院