集中式檔案管理體制研究

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【摘要】目前我國檔案管理是以“集中式”為基礎，分層管理為核心的綜合管理體制。檔案集中式管理是單位、企業管理儲存檔案材料的一種有效的手段，是根據我國《檔案法》和政治體制制定的合理、安全、有效的檔案管理體制。

【關鍵詞】集中式；檔案管理；意義；做法

檔案管理是在文章儲存、材料保管的基礎上提出的一項有效率有意義的管理手段，在我國檔案儲存歷史中起著至關重要的作用。我國《檔案法》明確規定：“檔案工作實行統一領導、分級管理原則”。從此，集中式檔案管理應運而生。“集中式”是集政治體制、法律體制、社會體制為一體的綜合管理方式，為我國檔案管理事業的發展奠定了堅實的基礎。

一、集中式檔案管理概述

集中式檔案管理是指檔案集中儲存收藏的管理方式。根據我國法律規定，制定的合理有效的檔案保管體制，即將國家檔案統一收歸國家管理，任何其他單位不得擁有，所有國家檔案都是對我國歷史的見證，是我國不可或缺的寶貴材料，它們一直都在默默地為我國的發展貢獻著力量。如果說國家集中式檔案管理是一棟房子，那么基層集中式檔案管理則是建造房子的磚瓦，換言之，基層集中式檔案管理是基礎，是必不可少的一部分。在基層檔案管理中，各式各樣的檔案想要按照合理有序的方法進行管理，就必須將各種檔案整合起來統一管理，然后逐級分層，通過有效的方式方法達到檔案的集中式管理。

二、集中式檔案管理體制的意義

（一）集中式檔案管理體制對國家的意義。集中式檔案管理在我國檔案管理體制中是最為核心的一部分，是我國發展的基礎支撐。集中式檔案管理體制的誕生，結束了我國長期以來復雜而沒有效率的檔案管理方式，并且為我國檔案管理體制的發展奠定了基礎，為實現檔案管理體制改革邁出了堅實的一步。《檔案法》指出，統一有效的檔案管理方法對于我國檔案管理體制具有積極意義。

（二）集中式檔案管理體制對社會的意義。在我國社會迅速發展過程中，不乏會出現各種各樣的檔案材料，然而合理有效地對這些檔案進行管理是一項長期而艱巨的任務。只有完成了這項復雜而繁重的任務，才能對社會發展和進步進行有效的反思和分析，從反思分析中汲取精華血液，使之滲透融合到社會發展的大動脈中，使之取之不盡，用之不竭，為社會發展提供持續且有效的新鮮力量。

（三）集中式檔案管理體制對企業的意義。隨著我國科學的發展和科技水平的進步，我國企業依靠著健康的國家政策和科技水平飛速發展，在發展的同時，對集中式檔案管理的要求也隨之增加。一個企業，如果沒有合理有效的檔案儲存管理方法，就不能在眾多競爭企業中脫穎而出，就會迅速失去企業競爭力，從而導致企業破產重組。因此，集中式檔案管理體制能促進企業的進一步發展。

三、集中式檔案管理體制的具體做法

（一）建立健全檔案法規。近年來，我國對于檔案的法律法規缺乏統一要求，建立健全檔案法規體制迫在眉睫。我國各行各業都有自己的檔案管理辦法，在制定行業和部門檔案管理辦法上沒有對其深入進行研究和探討，只是從根本的利益出發，從而導致了各項檔案雜亂無章，如若長期執行可能會出現檔案丟失、遺漏等問題。因此，構建統一合理的檔案管理法律法規是檔案管理體制中最為重要的一個環節。

（二）檔案管理部門應優化合作。檔案管理部門是對檔案進行分類、分層、分專業管理的主要行政機關，然而，分散式管理并不能有效地針對檔案類型和用途進行合理的分類，所以，檔案管理部門需要通過團結協作，對檔案進行整合分析，進而實現合理有效的檔案管理。在各管理部門之間，實行統一領導、統一管理制定等政策，使部門和部門之間能夠進行統一的溝通，優化各檔案管理部門的合作，為合作提供便利暢通的橋梁。

（三）規范檔案管理工作。檔案管理工作是繁瑣而又重要的，因此，規范檔案管理工作是集中式檔案管理體制的重中之重。提高檔案管理工作人員的綜合素質，優化檔案管理工作的程序是規范檔案工作的有效途徑。了解學習并且嚴格依據我國《檔案法》進行檔案管理工作，進而通過對《檔案法》的深入學習，更好地保證檔案管理工作的規范性和有效性。

（四）促進檔案的現代化管理。隨著信息時代的到來，檔案管理也向數字多元化發展，檔案管理的重心也由傳統管理向數字化管理轉移。利用信息技術對檔案事業進行“集中式”管理，利用數字資源的完整、迅速的傳輸速度，對檔案進行實時、有效的管理。檔案的現代化管理不僅傳輸方便，而且還能有效的增加檔案的搜索速度，減少整理、分析檔案的時間，增加檔案管理工作的效率。因此，集中式檔案管理應采取多元的現代化技術，利用數字信息的真實、完整、可用和安全，提升檔案工作的效率和服務能力。

四、結語

綜上所述，我們對集中式檔案管理體制有了更深層次的了解。該體制有利用國家的安全和完整，有利于社會的發展和進步，有利于企業的深化和改革。合理利用數字信息，對檔案進行集中式的管理和安全穩定的分析，還可以通過社會各方面的團結協作和緊密配合，使我國檔案事業協調健康發展，為我國檔案事業貢獻出強大的力量。

【參考文獻】

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[2]王巍.企業檔案集中統一管理[J].辦公自動化雜志，2015.

[3]劉國穎.企業數字檔案集中管理策略探析[J].機電兵船檔案，2016.

作者:楊洋 單位:云南省國有資本運營智慧生活投資有限公司