法院訴訟電子檔案管理問題與對策

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摘要：

加強訴訟電子檔案管理對于法院檔案工作向現代化管理方向轉變、實現陽光司法具有積極意義。目前訴訟電子檔案管理存在檔案人員隊伍建設薄弱、技術應用不夠完善等問題，對此應予高度重視，分析問題原因并尋求解決對策。

關鍵詞：

訴訟電子檔案;訴訟電子檔案管理;問題與對策

加強法院訴訟電子檔案管理，對于法院檔案工作向現代化管理方向轉變以及助推陽光司法具有重要意義。筆者以杭州市中級人民法院（以下簡稱杭中院）為例，簡要分析法院訴訟電子檔案管理存在的問題，并提出解決對策。

1問題分析

其一，檔案人員隊伍建設亟待加強。杭中院訴訟電子檔案管理工作量大、工作技術含量高的特點很明顯。工作量大集中體現在檔案人員需面對大量的查檔者，要經辦一系列手續。首先是對內提供查詢服務，內部工作人員如需查詢訴訟電子檔案，要登錄電子卷宗查詢系統，選中所需條目并提出申請，檔案人員對申請人的相關情況進行審查，并予通過審查的申請人相應的臨時權限，申請人獲得權限后即可查詢檔案。其次是對外提供查詢服務，社會人士事先遞交查檔申請，并附上身份證明、單位證明、查檔事由說明等相關材料，檔案人員對遞交的材料進行審核，通過審核后將所需的訴訟電子檔案發送到指定計算機供申請人查閱。此外，檔案人員還肩負有對電子檔案相關信息進行統計、指導各業務部門形成電子文件并及時歸檔以及與省高院和各區法院檔案人員保持密切業務聯系的職責。目前，杭中院只有8名檔案人員，他們面對繁重的檔案工作顯得力不從心，8人中有4人為外聘人員，檔案人員隊伍不夠穩定。工作技術含量高主要體現在與省高院、各區法院通過訴訟電子檔案管理系統實現檔案資源的互聯互通，實現檔案遠程調檔與異地查閱；將電子檔案備份在信息數據中心的磁盤陣列上，并定期通過專門網絡遠程備份到杭州市容災中心。目前杭中院檔案人員普遍年紀偏大、缺乏信息技術知識，難以勝任工作。其二，工作中應用的技術不夠完善。就杭州市的情況來看，現有的檔案數據庫在數據結構、邏輯設計和物理設計方面不夠完善，在實現數據共享、確保數據安全和數據完整性方面有待提高，檔案安全防范工作還需加強。此外，現有的檢索條件無法滿足海量檔案的檢索需求，檢索效率低下；市中院與省高院、各區法院的檔案資源互聯互通缺乏深度與廣度，工作成效并不理想。

2解決對策

2.1加強檔案人員隊伍建設

首先，增加外聘檔案人員數量，確保人員隊伍穩定。針對人員編制短期內難以增加的現狀，應轉變理念，積極依靠外聘人員開展工作，及時增加外聘檔案人員數量。可與相關高校或高職院校建立長期合作關系，吸收信息資源管理專業或檔案專業的優秀畢業生入職，提升檔案人員隊伍整體素質；要多措并舉維護隊伍穩定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓勵檔案人員安心工作、做出業績、有“為”有“位”。其次，加強對外聘檔案人員的業務培訓。對外聘檔案人員的培訓側重點應是法院業務工作特別是訴訟工作，以及與工作聯系密切的信息技術，要在檔案人員上崗前提供崗前培訓、上崗后定期組織業務培訓，讓檔案人員掌握法院工作和訴訟工作的最新進展，學習最新的信息技術知識；還要組織檔案人員參加省、市檔案部門組織的檔案業務培訓，或邀請高校信息資源管理專業的學者舉辦講座，及時更新檔案人員的檔案業務知識結構、了解檔案學前沿的理論知識，為他們創新工作理念與工作方式提供知識儲備。

2.2完善工作中的技術應用

第一，制定各種技術標準規范。主要包括服務器的兼容性、不同類型電子化訴訟檔案的格式區分、參數標準、關鍵設備的接口、查詢終端的建設規范、運行環境等。電子檔案管理系統應包括數據采集平臺、智能處理平臺、數據挖掘及智能搜索應用平臺，通過多類型數據采集平臺收集檔案數據，在智能數據處理平臺上分析非結構化信息、多媒體信息和用戶信息，在應用平臺上提供搜索功能和多媒體自動編研功能。第二，實現資源整合與共享。在與省高院、各區法院進行訴訟電子檔案資源互聯互通的基礎上，與檢察系統、公安系統等進行多級互聯，實現訴訟電子檔案的有效整合和共建共享，設立集中統一的訴訟檔案信息資源中樞系統，強化檔案信息利用的廣度和深度，開展電子檔案數據集中管理、統計分析和編研。第三，建立以立體防御、深度防御為核心的訴訟電子檔案安全保障平臺。平臺需要包括預警、攻擊防護、響應、恢復等主要功能，并積極應用防火墻、入侵檢測、身份認證等安全措施；合理設置檔案人員平臺使用權限，如檔案人員離職或調動，應及時撤銷其權限。

作者:金星 單位:杭州市中級人民法院