檔案信息化管理創新研究

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摘要：互聯網時代，人們的生活及學習更加豐富且快捷，因此，針對檔案信息的管理數量增多且難度加大。“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新的必要性在于資源共享與提高效率，“互聯網+”時代檔案信息化管理創新的主要途徑為制定管理目標，完善基礎設施建設等，旨在促進我國檔案管理工作的信息化發展。

關鍵詞：“互聯網+”；檔案；信息化管理

基于“互聯網+”背景下，互聯網技術得到越來越廣泛的應用，提高檔案管理的工作效率，能夠促進檔案信息化的創新發展。檔案管理工作的信息化發展能夠使信息檢索速度更快并且精確度更高，繼而促進了檔案管理的現代化發展。

一、“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新的必要性

1.資源共享的主要途徑

“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新研究具有重要的價值及意義，是實現現代化信息資源共享的主要途徑，并且能夠提高檔案信息資源建設效率的有效途徑。網絡中各種各樣的檔案信息通過互聯網平臺能夠實現信息資源的交換和共享，克服了傳統信息資源傳遞共享過程中復雜和繁瑣的環節，不僅節省信息資源共享的人力及物力，并且能將檔案信息資源通過類目進行分類，并上傳至網絡數據庫中，繼而實現檔案資源的高效管理及利用。相對于傳統的檔案管理及利用方式而言，將互聯網技術結合至檔案信息管理工作中，具有一定的可行性及必要性，幫助檔案管理工作實現跨越性的進步發展。

2.提高檔案管理的效率

互聯網時代背景下，信息技術及網絡平臺的普及化發展將促進社會中各行各業的進步發展，檔案信息資源的管理與檢索將變得更加方便且快捷。互聯網平臺具有一定的優勢及便捷性，在檔案信息資源的檢索過程中明顯優于人的反應速度，因此，將互聯網技術結合至檔案管理工作中能推動檔案管理的信息化發展，并且能克服單體計算機在信息資源檢索中的不便，提高檔案信息資源檢索的便捷性[1]。大數據技術與云平臺是互聯網時代的主要技術，大數據技術能夠對數據信息進行分析和處理，而云平臺能夠實現信息資源的在線管理，將兩種技術結合至檔案信息資源的管理過程中能提高檔案資源管理的質量及效率。“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新將降低檔案資源管理的成本，拓寬檔案管理的范圍及效率。

3.促進社會現代化發展

隨著社會經濟及信息技術的進步與發展，現代化及信息化是社會經濟的主要發展趨勢，檔案資源的信息化管理是社會現代化發展的重要內容之一。將互聯網技術結合至檔案資源管理之中能夠促進檔案資源管理的信息化及現代化發展，實現傳統管理與現代化信息技術的接軌。基于新時期的社會背景下，互聯網技術作為推動社會經濟及生產技術進步發展的重要手段，在我國各行各業的生產管理過程中起到巨大的作用及影響力。檔案管理工作作為人類社會生產生活重要的內容，是人類發展歷史中不可缺少的重要內容。將互聯網技術結合至檔案管理工作中具有重要的價值及意義，能夠使互聯網技術與現代信息技術更好的結合，繼而為社會生產生活提供更加便捷的服務管理。

二、“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新的限制因素

1.檔案管理人員思想觀念滯后

“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新的落實發展中，檔案管理者的思想觀念及思想認識滯后將成為主要的限制性因素，研究檔案管理發展的主要歷史可以發現，我國的檔案管理工作更多是為人民政府的工作提供服務，因此，檔案管理工作人員的思想意識及觀念中存在一定的封閉性及滯后性，長期的固化管理觀念將限制檔案管理工作人員現代化及信息化管理的意識樹立。由于思想觀念的限制，在檔案管理的實際工作過程中將缺少創新精神及時代意識，傳統的檔案管理方式將限制工作人員的能力。基于意識對人類社會生產生活及實踐活動的影響，思想觀念及管理理念的滯后性將制約檔案信息化建設的進步發展。

2.專業設備和技術手段的限制

專業化及現代化的信息技術和設備是實現高質量檔案資源管理工作的前提和基礎，而現階段檔案信息化管理創新發展將面臨著專業設備及技術手段與發展現狀之間的差距。在信息化檔案資源管理中，專業設備中將需要大量計算機，而將計算機結合至檔案資源管理工作中存在管理程序開發、軟件功能等方面的差異性，甚至部分地區在資源管理工作之中沿襲傳統的工作方式，繼而檔案管理工作中仍處于低水平運行階段[2]。因此，現階段檔案管理工作中專業設備及信息技術的結合效果差成為限制“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新的主要因素，因此，應引起政府部門的重視，實現檔案管理工作中統一配備及統一管理。

3.互聯網文件安全存在危險性

“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新過程中，需要重視網絡環境的不安全性及網絡環境對文件管理的威脅性。檔案信息通過文件的方式進入互聯網平臺中，在促進檔案信息資源管理的現代化及信息化進步發展的同時，也存在一定的危險性及不安全性。互聯網技術及互聯網平臺自身具有一定的危險性，如網絡病毒、黑客攻擊等。文件信息安全問題主要為兩個方面，即檔案信息被盜取及文件的丟失。文件信息被盜取將直接影響檔案信息的價值性及機密性，而文件的丟失或更改將嚴重降低檔案信息管理的效率。因此，基于現階段的檔案管理工作的現狀應更加重視檔案資源的安全型建設，在提高管理人員能力及素質的同時強化管理理念及管理技術，繼而確保檔案資源的安全性。

三、“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新的主要途徑

1.明確檔案信息化管理的主要目標

“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新中需明確檔案資源信息化管理的主要目標，制定網絡建設的規劃及標準。首先，檔案資源管理工作的現代化及信息化建設是一項具有系統性的工程，需要明確的建設目標作為指引繼而提高教學的質量及效率，缺少系統及科學的目標指引“互聯網+”時代檔案信息化建設將降低實效性。“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新應先充分了解現階段的互聯網及檔案管理工作的現狀，深入研究網絡化檔案資源管理的必要條件及現實目標，通過科學定位、科學規劃及科學實施提高檔案資源管理的質量及水平。其次，“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新目標制定重要內容為信息化標準的制定，即對檔案資源信息化建設的標準進行規范，通過信息標準化的制定及完善實現“互聯網+”時代檔案信息化的可持續性發展。

2.完善檔案信息化基礎設施的建設

完善檔案信息化基礎設施的建設，首先，需要完善技術基礎及設備基礎，通過完善技術及設備基礎保證檔案資源建設的有效開展。其中將包含檔案館中已經存檔的數字化及信息化電子文件，在建設形式之中主要包含檔案目錄數據庫、電子檔案完整文稿及安全防火墻等。并且應完善網絡環境的建設，包括檔案管理工作的內網及外網，以及與政府辦公相聯系的政務辦公網。其次，“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新應保證人才基礎，定期對檔案管理人才進行專業知識及技術的培訓，并培養起現代化的意識及使用現代化信息技術的能力[3]。最后，國家相關政府部門應建立起檔案信息化管理的相應政策及理念，繼而保證檔案信息化改革發展的工作能夠落實到實處，實現“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新發展。

3.保障互聯網背景檔案信息化安全

檔案管理是收集紙質文件資料的重要手段，電子檔案是將紙質檔案進行電子化掃描而得到的文件形式，在檔案電子信息化管理的過程中由于頻繁地進行查閱移交，檔案受損和遺失的可能性將持續增長。因此，“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新應注重保障檔案資源的信息安全，同步管理紙質檔案及電子檔案，確保電子檔案的準確性及真實性出現問題時及時查閱原件。并且在檔案電子化的管理過程中應通過政策及制度進行規范化的管理，通過法律制度的完善提高檔案資源的信息化管理安全性，構建和諧安全的互聯網環境，推動檔案資源的信息化建設管理。借助安全協議并提高檔案資源管理工作的保密性，提高檔案信息化的安全管理。

四、結語

由于我國檔案管理事業發展的重視程度較低，在技術人員、專業設備、資金技術等方面存在較大的差距，因此，我國的檔案管理工作存在投入少、底子薄及技術欠缺的發展問題。“互聯網+”時代推進檔案信息化管理創新中需要保障檔案信息資源的基礎建設，其中包括設備技術基礎、人才基礎及政策基礎。

參考文獻：

[1]李瓊嚴.“互聯網+”時代的高校基建檔案管理模式研究[J].山西檔案,2015(6).

[2]楊薇.互聯網時代圖書館檔案信息化管理創新研究[J].辦公室業務,2017(17).

[3]張艷菊,孫季平,徐曉瑩.淺談農業科研檔案信息化管理與創新[J].山東檔案,2017(3).

作者:張晶 單位:青島酒店管理職業技術學院