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    項目管理功夫

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    項目管理功夫

    越來越多手里拿著美國項目管理協會(PMI)或者國際項目管理協會(IPMP)認證資質的項目經理,依然不得不一籌莫展面對這樣的問題:領導不支持,團隊成員不配合,項目推進艱難等。顯然,“洋證書”并不能解決“土問題”。“汝果欲學詩,功夫在詩外”。項目經理要想順利推進項目,也必須跳出項目本身,在項目外做足功夫,以合作、進取、誠信、專注與開放為主題塑造良好的團隊文化,來逐步緩解并消除各種障礙。合作在項目管理中,這個老生長談的話題可以具體為以下三個原則:第一,一致認同并大力支持項目目標。這是合作的基礎,也是項目組成員成為一個團隊的原因。在這個過程中,項目經理有責任將目標明確化、具體化,并爭取客戶、管理層和項目團隊的支持。第二,視項目利益為決策標準。如果項目團隊各小組間的合作是表面而膚淺的,項目肯定會遭遇阻力;如果每個小組作出的決策只對自己有利,整個項目就很可能陷入困境。更可怕的是,各為其主的文化氛圍會令各小組認為,自己才是正確的,而犯錯的肯定是他人。此時,項目經理一定要及時提醒并教育你的團隊認清互動關系,把項目利益作為決策標準,這才是真正的合作。第三,建立并遵循合理的流程。流程是保證合作順利進行的強制手段。因此,項目經理應時刻提醒團隊成員嚴格遵循工作流程,不“偷工減料”。其實,流程的執行過程也是促進合作的過程。此外,在創造合作的團隊氛圍時,項目經理一定要明確各成員的責任和權力。比如,項目團隊中的質量保證人員(QA)在項目進行中,有權力檢查項目質量。這很有可能會給其他成員帶來額外的工作量,而項目經理又必須對項目進度負責,因此,不一定會支持QA的工作,于是,矛盾便產生了。有一句質量名言可以較好地解決這個矛盾——“Qualityshouldbeplannedin,notbeinspectedin(高質量是計劃出來的,而不是檢查出來的)。”因此,這就需要項目經理在項目初期,與QA合作規劃項目計劃,合理估計工作量,做到既保證項目進度,也兼顧項目質量。進取勇于創新,不怕失敗,積極承擔挑戰性的工作。在貝爾實驗室工作期間,上司經常教導我們,對團隊成員分配工作時,要注意任務的多樣性,力爭使每一個成員都能不斷嘗試不同的角色。每位有進取心的人都喜歡富有挑戰性的工作,多樣性的工作會使他們永遠保持激情。如果一個人在某一項工作上成為熟練工,他就會逐漸喪失對工作的興趣,長此以往,整個團隊將會逐漸失去活力。誠信誠信就是誠實守信,講真話、負責任。在誠信的團隊里工作,項目經理可以輕松地專注于項目本身,而不被瑣事困擾。誠信不僅表現在計劃上,還表現在為人處事上。作為項目經理或主管,也要相信你的團隊成員,做到“用人不疑”,不要天天打電話詢問“工作怎么樣了”。誠信是雙向的:不但要在團隊縱軸上,即上下級間打造一條“誠信鏈”,也要在團隊橫軸上,即團隊內部,編織出一張“誠信網”。專注專注不是簡單地指把事情做對,它更多的是指不要花精力在不該做的事上。作為項目經理,應不斷地提醒成員,項目目標是什么、階段目標是什么。這將有助于成員利用有限的時間做正確的事情,而不被瑣事所困擾。經常能見到有些團隊成員每天都很忙,但工作進展卻很緩慢,問題就出在不專注上。依照80/20原則,項目80%的進展是由20%的工作帶來的。這20%的工作就是團隊應該專注的首要工作。對項目管理而言,專注更偏重于時間管理。作為一名項目經理,我總是這樣開始一天的工作:每天早晨,我第一個動作就是打開計算機,查看屏幕上自動彈出的一個文本文件。上面記錄著我今天應該完成的任務和要開的會議。我會按照文件所列順序,依次完成每個任務。每完成一個任務,我就將其從文件中刪掉。每天工作結束前,我會計劃第二天要完成的工作,并按優先順序,記錄在專有文本文件中,以便第二天上班時查閱。我很喜歡這種簡單有效的方法,它使我能專注于優先級最高的事情。開放開放是一種心態。在一個項目團隊中,不管你是領導,還是普通成員,都應做到:坦誠溝通,容忍成員犯錯誤的團隊文化既能培養成員勇于承擔責任的心態,還能培育出創新的幼芽分享一切可以分享的,在團隊中,項目經理應以身作則,用開放的心態來對待同事,與他們分享你的經驗,使新手迅速成長;與他們分享你的教訓,使他人少走彎路;與他們分享你的生活、你的喜怒哀樂,使團隊變成一個大家庭。在我看來,健康的團隊文化是團隊關系的黏合劑、變革的潤滑劑和氛圍的清新劑。有了這三“劑”良藥,建立一個高效的項目團隊指日可待。

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