項目管理中信息系統構建

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1、項目的信息化管理概述

項目管理是近年來國際上興起的一門新興專業學科和技術。隨著項目，尤其是較大型的建設工程項目的啟動、規劃、實施等項目生命周期的展開，與項目有關的合同、圖紙、報告、文件、照片、音像、模型等各種各類紙介質和非紙介質信息會層出不窮地產生，對項目信息的管理變得越來越重要。項目信息管理的效率和成本將直接影響項目管理其他環節的工作效率、質量和成本。

很顯然信息處理始終貫穿著項目管理的全過程。如何高效、有序、規范地對項目全過程的紙介質信息資源進行管理，是現代項目管理的重要環節。隨著互聯網Internet、多媒體數據庫MMDB及電子商務EC等以計算機和通信技術為核心的現代信息管理科技的迅猛發展，又為項目（特別是大型建設工程項目）信息管理系統的規劃、設計和實施提供了全新的信息管理理念、技術支撐平臺和全面解決方案。由此導入了項目信息化管理的全新觀念。

2、項目信息化管理的組織規劃簡介

一般來講，對于周期短的小型項目，不必在項目管理的業務流程中單獨構成一個獨立的項目信息管理環節。但對于較大型項目則必須導入項目管理信息系統，即需對項目實施信息化管理。通常項目信息化管理組織機構的基本規劃原則如下3點：

(1)對于限額以上的大型建設工程項目在項目概念階段的組織和資源規劃中必須設立專門的信息管理部門，叫做項目信息中心或項目信息辦公室。當人員編制受限時，可將信息管理部門與檔案管理部門等合并設立，但必須保證其中至少有2名專職的信息管理人員。

(2)成立以項目總經理為中心的項目信息管理系統建設規劃委員會（或領導小組），統一規劃部署項目信息化工作。設立項目信息總監或項目總信息師，享受與項目三總師（總工程師、總會計師、總經濟師）同等待遇，項目信息化領導小組辦公室設在項目總信息師辦公室。通常由項目總經理親自兼任項目信息總監，也可以由項目總工程師兼任，但必須制訂與總工辦的職能和程序相獨立的項目信息管理崗位職責和信息采集、流轉、處理、存儲管理程序。

(3)在項目的計劃、財務、合同、物資、檔案、質量、行政等職能部門設立部門一級的項目信息員。項目信息員受部門領導和總信息師雙重領導，以便于形成上通下達的項目信息資源管理組織體系。

（4）應將項目信息管理系統的建設經費單獨列支、詳細預算、專款專用。

3、項目管理信息系統的基本結構

項目管理信息系統的基本結構包括系統的范圍、外部基本結構與處理流程及內部基本結構與處理流程3部分。項目管理信息系統的范圍與外部處理流程實質上是項目生命周期在信息管理過程中的邏輯展開，項目管理信息系統的內部基本結構與處理流程是項目管理職能在信息處理過程中的客觀反映。項目管理信息系統的性能、效率和作用首先不取決于系統的內部結構與功能，而取決于系統的外部接口結構與環境，這是項目管理信息系統區別于企業管理信息系統的特點與規律。

(1)項目管理信息系統的范圍與外部處理流程規劃。

正確規劃項目管理信息系統的外部結構與功能，首先必須正確建立項目信息源的總體結構與處理流程。例如，一個較大型建設項目的信息管理范圍涵蓋了項目業主、規劃設計單位、勘察設計單位、技經設計單位、主管部門(規劃、建設、土地、計劃、環保、質監、金融、工商等)、施工單位、設備制造與供應商、材料供應商、調試單位、監理單位等眾多項目參與方(信息源)，每個項目參與方即是項目信息的供方(源頭)，也是項目信息的需方(用戶)，每個項目參與方由于其在項目生命周期中所處的階段與工作不同，相應的項目管理信息系統的結構和功能會有所不同。

對于投資業主，必須在項目概念階段對項目管理信息系統的內部信息處理流程和外部信息供需關系進行戰略規劃與設計。對于外部信息需求，必須在招標文件中向所有供應商明確指明本項目信息系統擬采用的網絡平臺、數據庫平臺、安全控制平臺等系統特性；對于項目管理中常用的工具軟件、如項目計劃編制軟件、財務軟件、進度控制軟件、圖紙檔案管理軟件等，必須明確指明業主擬采購的廠商、版本號及數據接口。必須在全部采購開始之前，按照標準化要求統一和規范項目管理信息系統外部處理流程，業主項目管理信息系統的范圍與外部處理流程規劃設計報告必須作為全部采購招標文件的重要附件和當然標的。

(2)項目管理信息系統的內部基本結構與處理流程規劃。

①項目管理信息系統的內部結構。

大型建設項目管理信息系統從內部功能上一般包括項目進度信息、造價信息、質量信息、安全信息、合同信息、財務信息、物料信息、圖(紙文)檔信息、辦公與決策信息等9大管理系統和管理功能；但處于不同項目生命周期階段的信息系統，其核心功能和目標會有所側重和區別。如對于規劃階段的項目設計管理信息系統，圖檔處理是系統的核心功能；對于實施階段的業主項目管理信息系統，項目進度、質量和造價三大控制信息的一體化集成處理是系統的主要目標；對于實施階段的項目監理信息系統，質量信息的實時采集與監控是系統的核心目標等等。

②項目管理信息系統的處理流程規劃。

由于系統的結構與功能目標的差異，不同項目生命周期的項目管理信息系統的內部處理流程也有所不同。一般來講，項目業主管理信息系統內部處理流程的規劃設計原則是：

i．進度管理、質量管理、造價管理三大信息控制系統在分部工程的項目劃分與項目編碼上必須嚴格按照標準化規范設計并一一對應。

ii.以施工圖設計和概預算數據為基礎，以進度計劃網絡圖為工具，自動產生指導性的物料(原材料、設備設施)需求、人力資源需求、施工機具需求計劃等項目資源計劃，作為項目管理控制的基本預期目標。以實際進度、實際財務數據為依據，動態產生實際的人力、資金、物料、機具等資源支出消耗數據，并自動與指導性目標數據相比較，為后續的合同結算、成本控制提供動態、實時的信息和依據。

iii．物料需求計劃的編碼與采購合同的編碼必須一一對應；項目財務信息管理系統的科目設置與概預算項目劃分編碼一一對應；采購合同編碼與概預算編碼及財務科目編碼在聯結點上必須一一對應。從而合同的財務支付數據可以按時間自動實現月度、季度、年度的資金需求匯總，也可以按項目進行自動匯總并與指導性的概預算資源計劃目標進行動態對比分析，產生動態的資金需求與費用分析報告。

iv．質量驗評項目范圍與圖紙檔案的立卷編碼和文件包編碼一一對應；質量管理部門的驗評數據自動匯總成分段工程、分部工程、分項工程和單位工程驗收文檔，并與圖紙檔案管理系統數據共享，自動立卷歸檔，形成數字化項目技術檔案。

4、項目管理信息系統實施策略

從國內外正反兩個方面的項目管理經驗可知，周全的項目管理信息系統實施策略是：

①“一把手帶頭”是項目管理信息系統成功運用的關鍵。全員參與是項目管理信息系統成功運用的保障。

②要以項目管理信息門戶網站作為項目管理信息系統的戰略目標。

③建立不同項目生命周期信息系統之間的數據流程和接口是項目信息系統規劃的核心任務和目標。

④項目管理信息系統的規劃設計必須列入工程項目概念階段方案擬定和認證的必備內容。

⑤以造價(概預算)、合同、財務管理為主線和重心構建項目信息管理系統。

⑥建立進度項目劃分、造價項目劃分和質量驗評項目劃分三者之間編碼的統一或對應關系是項目管理信息系統開發的重點和難點。