電子檔案科學(xué)管理論文
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1．電子檔案可以完成信息成果多份拷貝，有利于提高檔案服務(wù)水平。
使用電子檔案，能夠?qū)⒋蟛糠衷紮n案直接儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)字通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)眾多用戶對(duì)檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對(duì)快捷而便利的檔案服務(wù)，擴(kuò)大社會(huì)影響，拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。
2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，有利于順應(yīng)信息傳播的時(shí)代要求。
現(xiàn)如今，人類正在進(jìn)入一個(gè)“水平化”的信息高速擴(kuò)散時(shí)代，對(duì)群眾高度關(guān)注的重大突發(fā)事件信息及時(shí)進(jìn)行公開透明的，不僅是破解各類不實(shí)謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護(hù)政府公信力、提升政府執(zhí)政能力的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，我國(guó)正在大力推進(jìn)“信息高速公路”建設(shè)，檔案管理工作必須適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和新時(shí)代的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。
二、現(xiàn)實(shí)管理工作中存在的主要問題
1．電子檔案管理存在認(rèn)識(shí)上的局限性。
以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關(guān)設(shè)備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾的功能，更認(rèn)識(shí)不到電子檔案服務(wù)大眾的方便、快捷優(yōu)勢(shì)，不能發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。更有少數(shù)極端者，認(rèn)為檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，使電子檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上向公眾公開了。
2．電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)展緩慢。
電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提和基礎(chǔ)。現(xiàn)實(shí)中，許多單位和部門的電子檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，各類檔案著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。
3．電子檔案管理存在安全性隱患。
電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送的過程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對(duì)黑客高手往往防不勝防。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實(shí)性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會(huì)受到嚴(yán)重威脅。
三、對(duì)策探討
1．組織教育培訓(xùn)，全面提高對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)。
電子檔案是指具有保存價(jià)值的已經(jīng)歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。做好電子檔案管理工作，必須對(duì)管理人員開展系統(tǒng)的宣傳、教育和培訓(xùn)，使其深刻領(lǐng)會(huì)開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認(rèn)識(shí)電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法的差異和不同，發(fā)揮好電子檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
2．加強(qiáng)制度建設(shè)，建立規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制。
一是健全和完善電子檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化工作環(huán)節(jié)和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時(shí)間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實(shí)性；三是建立一級(jí)抓一級(jí)的層級(jí)檢查制度，強(qiáng)化對(duì)電子檔案管理的監(jiān)督檢查；四是建立服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)水平、服務(wù)方法和服務(wù)費(fèi)用相統(tǒng)一的高效服務(wù)制度——集成服務(wù)，讓用戶滿意。
3．強(qiáng)化管理措施，保證電子檔案信息安全。
要構(gòu)建一個(gè)相對(duì)完善的電子檔案管理和利用制度，規(guī)范電子檔案管理相關(guān)步驟，從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施，采用簽署、加密等技術(shù)方法，定期檢查電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行修復(fù)，防范對(duì)電子文件的非法訪問和隨意刪改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，最終要形成一套網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)升級(jí)、人文策略、系統(tǒng)權(quán)限等方面實(shí)用、有效的安全科學(xué)管理機(jī)制。要對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，保證電子檔案信息的實(shí)效性。
作者：葛昕 劉天驕 單位：蛟河市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心
