檔案管理學基礎

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檔案管理學基礎范文第1篇

關鍵詞：高職院校；學籍檔案；管理

中圖分類號：G717

文獻標識碼：A

文章編號：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業學院辦公室；湖南，長沙，410014

學籍檔案管理是教學行政管理的重要內容，它對學校領導和教師全面了解學生情況，并及時改進教學管理和教學方法均起著重要作用。教育的進步，高校改革的深化，對學籍檔案管理工作的嚴肅性、準確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學籍檔案管理人員要不斷的研究學籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內容，尋找新的管理方法，以適應新形勢的需要。

一、高職院校學籍檔案的主要內容和主要作用

(一)高職院校學籍檔案的主要內容

學籍檔案是學生從入校到畢業分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合高職院校的實際情況，高職院校學籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料；(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表；(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；(5)學生獎懲材料：獲獎、評優、處分等；(6)畢業證書和發放登記表：(7)畢業分配單位統計表和簽約單位合同；(8)擴展材料――畢業生跟蹤調查統計情況：使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學籍檔案的主要作用

學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現和學習情況的依據。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規范自己的行為，并有意識地遵循有關規則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學校可據此為學生開具相關證明。(2)對學校而言，學籍檔案的建設是學校基礎性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。?學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現著高職院校的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業學生的反饋情況進行統計分析和評價，可以為學校擬定人才培養方案提供重要依據，有助于促進高職院校向社會輸送全面發展的、社會迫切需要的合格人才。

二、高職院校學籍檔案管理的現狀

高職院校對學籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現在許多高職院校不僅安排政治素質好、責任心強、學歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設施條件。但是，高職院校學籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現在以下幾點：

(一)學籍檔案自身的問題

1、學籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式決定的。許多高校不僅有學歷教育，還有非學歷教育。學歷教育又分脫產學習的全日制教育和業余學習的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠程教育。非學歷教育的名目則更多，如短期培訓、單科教育、證書教育、職業技能認證等。而每個學員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學籍變動檔案(如轉學、休學、復學、轉專業等)、在校各科成績登記表、畢業生登記表、短期學員名冊、成績冊、結業名冊等。如此，學員從入學到畢業所形成的學籍檔案材料就相當繁雜。

2、學籍檔案缺損：高職院校學籍檔案的缺損表現在材料不齊全，不完整。有些學院、分校在填寫學籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業生名冊上沒有填寫畢業生情況，給日后的學歷核實、查找帶來了困難。

3、學籍檔案模糊：學籍檔案除漏填現象比較嚴重之外，另一個嚴重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內容往往模糊不清、難以辨認，客觀上削弱了高職院校學籍檔案的憑證效用。

(二)學籍檔案管理問題

1、學籍檔案整理不規范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規范。組卷沒有嚴格規定，沒有按學院(或分校)、系、專業的層級關系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業一起組卷。

2、學籍檔案管理不嚴：在學籍檔案里竟然發現有假材料，還有篡改學籍的現象，嚴重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學歷、學位檔案核查，檔案部門就可能發現不少假畢業證書、假證明。這雖然絕大多數是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當、管理不嚴也有一定的關系。

3、學籍檔案檢索不先進：高校自2001年實施《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》之后，1991年(含1991)以后的學籍全部實行網絡化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規范，使得查找相當困難。

三、對高職院校學籍檔案管理的幾點思考

(一)增強學習意識：既要學習相關的黨的路線、方針、政策和法律法規，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術、統計分析等專業技能；既要堅持孜孜不倦地自學，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學習。又要積極參加實踐鍛煉。

(二)增強服務意識：學籍管理工作事關學校的發展和學生的前途，學籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務的宗旨，在工作中擺正心態，絕不能唯利是圖。

(三)增強政治和法律意識：學生學籍管理有著嚴肅性和規范性的特點，學籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認清學籍管理工作的嚴肅性，自覺抵制不良風氣的影響。

(四)增強創新意識：在學籍管理工作上，一些舊的學籍管理文件、學籍管理方法和學籍管理手段，已經不再適應時展的需要，必須大膽改革。學籍管理工作 者要勇于探索、敢于創新，淘汰不適應要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學籍管理工作中。

(五)增強統計分析意識：學籍管理工作者應該用好統計知識和統計分析手段，及時、真實、準確地為學校有關領導提供有關學生的學習成績分析、教學計劃的調整和完成情況的資料統計以及分析結果，以便領導能采取有效措施，保證教學質量的不斷提高。

(六)運用好現代化技術：學籍管理是一項嚴謹細致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網絡技術對學生的學籍進行管理。

四、高職院校學籍檔案的管理辦法

正確認識目前高職院校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關職能部門應切實加強和完善學籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發展，學生學籍管理部門必須結合具體情況，對細則進行適當合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細則，對學生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學生素質的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學籍檔案和檔案工作的重要性，增強責任感，使各部門上報的有關材料、數據準確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴要求。對各部門教學管理人員，職能處、室與學籍檔案工作有聯系的工作人員，要加強管理，責任到人。明確應該收集什么材料，何時上交，以保質保量，按時完成。三是要建立相應的規章制度，獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。四是要根據不同檔案的分類，設計相應的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。

(三)加強學生考核管理工作

在對學生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學化進程；不斷改進考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規范性和制度化，對考試中的違紀行為要及時、嚴肅處理；認真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。

(四)做好學生成績管理工作

做好學生平時成績的登載檢查工作，對學生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學生各科考核成績要按照教學計劃要求和學籍管理辦法規定進行登記，并載入學生學籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴格履行學籍管理規定的手續。

(五)做好學籍異動工作

在對學生進行學籍異動處理工作中，要嚴格執行學生學籍管理辦法的有關規定。不管是留降級還是退學處理，都必須堅持“教育先行”的主導思想，要把相關處理看作是教育手段，鼓舞學生進步，而不是機械的處罰，讓學生厭學。

(六)做好畢業質量把關工作

檔案管理學基礎范文第2篇

《規定》是在全面建設小康社會進程日益加快，檔案工作理論和實踐不斷發展，檔案工作領域不斷延伸，檔案的門類和載體形式不斷拓展，檔案資源結構發生了深刻變化，原《規定》已不能完全適應新時期建設覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系的需要等背景下，修訂并頒布施行的。《規定》有許多創新點，其中擴大了檔案的接收范圍、突出了綜合檔案館的主體地位，是其最鮮明的特點。學習貫徹《規定》，應注意處理好以下幾個關系。

一、處理好與國家檔案局第8號令和《國家基本專業檔案目錄》的關系。8號令是各級機關正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限的根本依據，而機關檔案資源建設又是國家檔案資源建設的基礎，是各級檔案館檔案資源的重要來源之一。實踐中，一些立檔單位檔案人員對保管期限劃分把握尺度不一，注重紅頭文件保管期限的劃分，而把反映本單位職能活動的綜合編研材料、獲獎作品等劃為定期或作資料保存，勢必造成國家檔案資源的流失。貫徹《規定》，應做好與8號令的有序銜接，各立檔單位應對本機關制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定來一次回頭看，如發現保管期限劃分不嚴謹的，應及時修訂，使保管期限劃分更科學、更合理。檔案部門在接收檔案過程中，應對各移交單位劃分為定期的檔案進行科學鑒別，鑒定為永久或30年的部分，應重新劃分保管期限，按《規定》的要求，分別列入各檔案館的接收范圍，確保屬于接收范圍的檔案應歸盡歸，應收盡收。《國家基本專業檔案目錄》是專業檔案工作的基本指南，列入該目錄的專業檔案是發展國計民生所必須的、最重要的，也是最基本的檔案種類，是國家檔案資源核心的組成部分，《規定》把這部分檔案列入了綜合檔案館的接收范圍，并且要重點監管。貫徹《規定》，應體現在檔案館收集檔案范圍細則制定工作中，應與《國家基本專業檔案目錄》相對應，做好銜接，把移交單位專業檔案目錄在細則中加以明確，羅列清楚，確保專業檔案流向清晰。

二、處理好綜合檔案館與部門、專業檔案館的關系。實踐中，我國現有的由各級綜合檔案館與部門、專業檔案館共同構建的檔案館網布局，是不合理的。一是造成了檔案資源長期分散管理，檔案信息間有機聯系被人為割裂，不利于提高工作效率，綜合檔案館亦面臨“綜合”尷尬；二是部分檔案歸屬流向不清，容易造成重復進館或部分檔案因流向不清而無館可入，不利于館藏建設；三是容易出現部分部門把持壟斷資源，限制社會利用檔案的現象；四是無形增加了社會成本，造成了國家人財物的浪費；五是部門各自為政，檔案相關標準、法規不統一；六是距公眾較遠，利用者不能享受“一站式”服務，往往查閱一份文件而奔波于綜合檔案館與專業、部門檔案館間。《規定》的修訂，明確了綜合檔案館在國家檔案資源建設中的主體地位，有利于解決上述問題。部門和專業檔案館是根據《全國檔案館設置原則和布局方案》并經批準設置的，其中部門檔案館只收集本部門及其直屬單位的檔案，專業檔案館只收集某一專門領域或特定載體形態的專門檔案或檔案副本，二者都具有階段性、特定性和時效性特點，應定位為過渡性檔案館，不是永久保管檔案的基地，其永久檔案最終要向綜合檔案館移交。實踐中，全國省級部門很少有批準設立部門和專業檔案館的情況。貫徹《規定》，應理清關系，理順關系，統一規劃，統籌考慮，科學制定綜合檔案館收集檔案范圍細則，明確部門和專業檔案館檔案的最終歸屬和流向。

三、處理好綜合檔案館與國有企事業檔案館的關系。國有企事業檔案館是根據國家檔案局《全國檔案館設置原則和布局方案》、《企業檔案館申報登記辦法》等文件相關規定并結合企事業的發展需求設置的，收集本單位及其所屬機構形成的檔案。實踐中，國有企事業檔案館不能履行永久保管本單位檔案的職能，國有企業發生破產轉制，事業單位發生撤銷等情況，檔案館將完成使命，不復存在。《規定》的修訂，進一步明確了企事業檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是檔案行政管理部門監管的重點，屬綜合檔案館依法接收的范圍。貫徹《規定》，還應從實際出發，理解不能出現偏差，既要考慮企事業的現實需要，又要兼顧檔案資源的管理問題，有保管條件的國有企事業檔案館可自行保管本單位形成的檔案，如不具備保管條件或保管不善的應交綜合檔案館保管，檔案部門在開展接收工作中，應與這些單位做好溝通和協調，講究方法，妥善解決檔案的接收問題。

四、處理好綜合檔案館與社會組織、家庭和個人保管檔案的關系。社會組織、家庭和個人等形成的對國家和社會有利用價值的檔案，也是國家檔案資源的一部分，是檔案行政管理部門給予引導、扶持建檔的內容，但其性質有別于國家所有的檔案，其檔案的處置和流向也是多渠道的。重新修訂的《規定》，將這部分檔案列入了綜合檔案館的收集范圍，檔案部門在開展收集工作中，重點應加強宣傳和引導，告之他們檔案的重要性及最佳保管方法，鼓勵、動員他們將檔案流向綜合檔案館。這部分檔案，綜合檔案館可經協商收集或代存，或通過接受捐贈、購買等形式獲取。

參考文獻：

檔案管理學基礎范文第3篇

我國檔案高等教育應對電子政務的機遇和挑戰做出了積極的反應。一段時期以來，高校檔案學系或改名為檔案與電子政務學系，或新設獨立的電子政務專業，或在原有的檔案學專業基礎上，增設與電子政務相關的課程。根據筆者網上調研和統計，我國高校一般在公共管理學院(如湘潭大學)、信息資源管理學院(如中國人民大學)開設電子政務或政務信息管理類本科專業，有的高校如浙江大學公共管理學院、北京大學、國家行政學院設立了電子政務研究所(或電子政務研究中心)，還有的高校如武漢大學信息管理學院檔案學系改名為檔案與政務信息學系，增設了與電子政務有關的課程。此外，在全國25個檔案學碩士點中，至少有7個碩士點招收電子政務信息管理方向的研究生，它們分別是：武漢大學、四川大學、山東大學、蘇州大學、南開大學、河北大學和湘潭大學。那么，國外高校的檔案高等教育是否也有類似的變化呢?根據筆者對歐美高校檔案學高等教育現狀的調研，尚無在圖書情報檔案學教育的基礎上新設電子政務專業或明顯增設電子政務相關課程的個案。至少在當前，檔案學專業在培養目標、教學內容和課程體系方面向電子政務和政務信息管理方向的延伸屬中國檔案高等教育所特有，分析其主要原因有二：

其一，中國自1999年開始的政府上網工程以及在電子政務的推進過程中對政務信息資源的整合和組織存在迫切的人才需求，而在此之前，我國高校沒有對口的專業培養該領域的專門人才，因此，在政務信息管理領域存在較大的人才缺口。

其二，在政府部門，現行文件和檔案是政務信息的主要承載，檔案工作者的職業素質和工作效率直接影響到政府信息資源管理的效率。因此，從文件與檔案管理角度開展對政務信息管理的研究并培養該領域的專門人才成為中國檔案學高等教育的一個新領域，體現了我國檔案高等教育的時代特色和社會需求。

我們在充分肯定我國檔案高等教育的社會敏感性和改革精神的同時，必須冷靜地思考檔案學專業的人才培養目標定位和課程體系設置問題，不可盲目砍掉檔案學專業課程而輕易增設政務信息管理類課程。在進行專業調整和課程體系改革之前，我們須明確檔案人員在電子政務中的職責和任務，在此基礎上定位檔案學專業的人才培養目標，調整課程體系。

電子政務環境下檔案人員的職責和要求

電子政務環境下檔案人員承擔更重的責任，面臨更嚴格的業務要求，這對我們檔案學專業教育的定位及課程體系改革提出了挑戰。

一、電子政務環境下檔案人員的職責

在傳統的政府管理模式中，機關檔案人員的主要職責是管理已經歸檔的文件，不參與文件的制發和流轉過程，文件管理與檔案管理之間有著明確的界限。隨著辦公自動化的普及、電子政務由最初的政府上網到政府網上辦公的推進，文檔一體化成為提高電子政務文檔管理效率的必要途徑。文檔一體化是電子文件全程管理和前端控制的基礎平臺，要求檔案人員從后臺走向前端，即在文件產生之初就介入其中，在電子政務文檔管理系統的設計階段就提出檔案化的設計思想和設計要求，其目的是保證電子文件在產生、流傳過程中的真實性、完整性和有效性，從而保證歸檔管理的電子文件是可信的，日后可作為法律憑證和依據。這種做法可能會加重文件流轉的負擔，影響文件管理的效率，但是，卻有利于保證電子文件的真實性、完整性和有效性，為電子提供穩固可靠的信息保障。據此，電子政務環境下檔案人員應承擔如下主要職責：

1、檔案人員不僅要承擔歸檔電子文件的鑒定、接收和管理工作，還必須介入文件管理。

2、檔案人員需要加強與政府職能部門、電子文件管理系統設計者、文檔管理軟件開發人員之間的聯系和合作，對于系統設計開發和運行等各個階段的文件管理提出詳細的要求和建議，積極對電子文件的管理實施前端控制和全程管理。

3、檔案人員應加強與文書人員和業務人員之間的交流，監督和指導文件的生成、流轉。

4、檔案部門應明確提出電子文件的歸檔標準和要求，保證歸檔電子文件的質量。

5、檔案人員應借助電子政務平臺，進行檔案信息的、查詢、提供利用等社會化服務工作。

二、電子政務環境對檔案人員的要求

電子政務環境下，檔案人員必須勝任政府電子文件的歸檔和管理工作，保證電子文件的真實性、完整性和有效性。要做到這一點，檔案人員應達到如下要求：

1、了解電子政務的基本原理和電子政務流程。

2、熟悉電子政務環境中電子文件的生成和流轉規律。

3、嚴格遵行電子政務環境中的電子文件歸檔要求和管理規范。

4、能夠熟練應用現代技術，具有信息化辦公能力和文檔處理能力。

電子政務環境下，政府信息資源的采集、組織、、存取、傳播以及載體形式和管理方式都發生了變化，如何高效、安全地對政府信息資源進行組織、管理和開發利用，檔案工作者負有艱巨的使命。在電子政務環境中，檔案工作者必須對電子政務基本原理、電子政務系統框架等有所了解，除了掌握檔案管理的專業知識和技能外，還必須具備管理學知識、電子政務基礎知識和現代信息技術技能，以及組織協調和溝通能力。

電子政務專業人員與電子政務環境下的檔案工作者有明確的分工，他們的崗位、職責和工作任務各不相同，對知識結構和能力素養的要求也不相同，但都需要對彼此的工作內容有所了解。檔案人員主要肩負電子政務文檔管理的職責和任務，他們必須具備電子政務的基礎知識，掌握現代信息技術，能夠為電子政務提供高效、安全的信息資源保障。電子政務專業人才則主要負責電子政務系統設計、系統管理、技術開發等核心工作，他們必須熟悉電子文件管理的基本要求和規范，具備對電子文檔的處置能力。

電子政務專業人才的培養模式及高校檔案學專業的定位

到目前為止，我國培養電子政務專業人才的模式有如下幾種：第一，在公共管理學院或信息管理學院下新設獨立的電

子政務本科專業。電子政務專業人才在知識結構和能力素養方面都有很高的要求，只有設置獨立的電子政務專業，進行專門的電子政務教育，才能培養出合格的專業人才。從教師的知識結構，以及“電子”和“政務”二要素來看，電子政務專業依托于公共管理學院或信息(資源)管理學院各有其優勢，但由于管理體制等因素的制約，學院聯合培養的模式還不多見。第二，通過對檔案學系進行改名、增設電子政務方向課程、調整檔案學本科人才培養目標和培養方案等一系列措施對已有的檔案學專業進行改造，向電子政務信息資源管理方向拓展。第三，在檔案學、圖書情報學等碩士點、博士點設置“電子政務”或“政務信息資源管理”研究(招生)方向，培養電子政務、政務信息資源管理的高級人才。

第一種模式和第三種模式無可爭議，而第二種模式須慎重考慮電子政務環境下檔案學專業的定位問題，以及檔案管理與政務信息管理在檔案學本科專業培養方案和課程體系中的權重問題。一方面，檔案學專業向電子政務信息資源管理領域的拓展具有先天的優勢，因為文件和檔案是構成電子政務信息資源的基礎，檔案學專業教育必然要考慮電子政務對檔案專業人才在知識結構、能力素養等方面的要求，以及檔案人員應承擔的職責和任務。檔案學系無論是否改名，在人才培養中都必須考慮電子政務環境。在檔案學專業培養目標、課程設置和教學內容中，要將文件檔案管理理論與電子政務相關理論相結合，將文件檔案管理的方法和技術與電子政務方法和技術結合，將文件檔案管理流程與電子政務流程結合，培養能夠勝任電子政務信息資源管理需要的檔案專業人才。

另一方面，電子政務環境下，檔案學專業的培養目標和課程體系應堅持檔案學專業特色，從文件與檔案管理角度考慮電子政務信息資源的管理策略和解決方案，切不可放棄原有的檔案學教學基礎而盲目增加電子政務方向的課程。理由是：由于師資力量、教學資源以及專業的限制，在檔案學專業基礎上不可能培養出具有復合知識結構和高信息素質的電子政務專業人才，只有通過設置獨立的電子政務專業，配備相應的師資力量和教學資源，才能全面培養電子政務專業人才。如果僅在檔案學專業基礎上大量、盲目增加有關電子政務的課程，將不僅使檔案學專業喪失傳統的優勢和特色，也無法滿足電子政務人才培養的需要，結果是舍本逐末，事倍功半。因此，對檔案學專業的改革需把握好一個“度”和“切入點”的問題，這個“度”是指在培養目標和課程設置上以檔案學專業為主干和支撐，“切入點”是指檔案學專業調整應從電子政務文件與檔案管理為切入點，結合電子政務特點，培養適應電子政務文檔管理和信息資源管理需要的檔案學專業人才。

電子政務環境下檔案學專業人才的培養目標可定位為：培養具有系統的檔案學基礎知識和政務信息管理的基本知識，具備一定的文化素質和修養，掌握應用現代信息技術的基本技能，能在政府機關、企事業單位，以及各種信息機構從事文件與檔案管理、信息管理和信息服務的復合型、實用型專門人才。

電子政務環境下檔案學專業課程體系改革

圍繞檔案學專業的本科培養目標，檔案學專業的課程體系應進行適當的改革，其宗旨是“厚基礎、寬口徑”，在保持檔案學專業特色的基礎上向政務信息資源管理方向拓展。本文試以武漢大學信息管理學院檔案學專業的本科課程體系為例，分析和說明電子政務環境下檔案學專業課程體系的改革。

近幾年來，武漢大學檔案學專業的課程體系經過不斷調整，逐步形成了以檔案學專業課程為根基的獨立而開放的課程體系。該課程體系由學校通識教育課、學院通開課、檔案學專業類課程(含專業基礎課和專業課)三大模塊構成(見下表)。這三大模塊的課程體系層次分明地體現了對本專業學生的基礎知識、基本能力及基本素質的教學要求。

第一模塊為學校通識教育課程，是面向全校的通開課程，旨在培養現代大學生所必備的基本知識、素養和能力。

第二模塊為學院通開課程，是按“圖書館、情報與檔案管理”一級學科設置，反映學科知識基礎和能力要求的通開課程，其目的是打破專業藩籬，加強“圖書館、情報與檔案管理”一級學科內的知識融合和貫通，滿足厚基礎、寬口徑人才培養的需要。學院通開課的設置有助于學生掌握必要的信息技術，增強其對信息的處理和開發利用能力。

第三模塊為檔案學專業類課程，體現了檔案學專業的學科知識構成及對專業人才的培養要求，以及檔案學專業教育向電子政務信息資源管理領域拓展的趨勢。根據課程之間的內在聯系和區別，該模塊又可劃分為檔案學核心基礎課程、信息技術應用類課程、政務信息管理類課程、綜合素質類課程。其中，政務信息管理模塊包括政務信息管理、電子政務概論、行政管理學、國家公務員制度、現代人力資源管理等課程。這些課程所占學分為15個學分，與檔案學專業學位要求的140個學分之比甚微，充分體現了以檔案學專業課程為主，政務信息管理課程為輔的特點。此外，電子政務信息資源管理所需要的信息技術類課程在學院通開課模塊和檔案學專業類課程模塊中得到體現。

武漢大學信息管理學院檔案學專業本科課程體系的改革，始終堅持“厚基礎、寬口徑”的指導思想以及通專結合的思路，形成了以檔案學核心基礎課程為主，政務信息管理相關課程為輔的獨立而開放的課程體系。其獨立性體現在保持檔案學專業特色，而開放性則體現在檔案管理與信息管理、政務信息管理等領域的交叉與融合，以及與信息技術的密切聯系。

結論

針對目前檔案學系改名或增設電子政務課程的現狀，我們首先應明確電子政務環境下檔案學專業的定位，是另設電子政務專業，還是在檔案學專業基礎上建設電子政務專業，或者只是增加一些與電子政務有關的課程，這關系到今后檔案學專業的興衰。如果處理得當，檔案學專業將借電子政務而獲得新的發展機遇，否則可能使檔案學專業喪失獨立的學科地位。筆者所擔憂的是，如果檔案學系盲目改名或盲目增加與電子政務有關的課程，不僅易使檔案學喪失獨立的學科地位，而且因學科基礎限制，也不可能培養出能夠真正勝任電子政務管理需要的專業人才。因此，筆者認為，檔案學專業在人才培養目標上應堅持專業特色，同時，拓展人才的知識結構和能力素質，提升人才培養的層次和水平，滿足電子政務信息資源管理的需求。電子政務環境下的檔案工作者應是掌握檔案學基本理論和電子政務的相關理論及知識，既熟悉電子政務流程和運行機制，又掌握基本的信息技術，能勝任網絡環境下的信息化辦公、電子文件管理、文檔一體化管理的復合型人才。電子政務環境下，我們應立足檔案學專業的自身特點，同時，結合電子對文件和檔案管理的要求來調整課程體系，補充教學內容，基本出發點依然是文件和檔案管理。

參考文獻：

1、王協舟，《電子政務本科專業建設研究――專業可行性分析與教學計劃構想》，《檔案學研究》，2006，(1)

2、楊雯等，《電子政務與檔案管理關系初探》，《檔案學研究》，2006，(5)

檔案管理學基礎范文第4篇

近年來，中等專業院校的重要性越發顯著，其綜合辦學條件有所改善，硬件設施也越來越健全，但是由于檔案管理意識不強，導致檔案管理的基礎設施一直沒有較大的改進，檔案管理的基礎設施越來越無法與學校綜合建設形成很好的配合。檔案管理硬件設施的不完善造成了極大的人力物力的浪費，增加了檔案管理的難度，導致檔案的在收集和傳遞的過程中嚴重失真，甚至對教學工作也帶來很大的沖擊。因此我們在進行學校綜合基礎設施的改進過程中，也應該把加強檔案管理的基礎設施建立提上日程，為檔案管理營造良好的環境，讓檔案管理人員的才能以及專業素養得到更好的發揮。當然要適應現代技術的日新月異，新時期的中等專業院校在進行檔案管理時，還應該建立合理的檔案自動化管理系統，充分將科技運用于檔案管理當中，通過選擇合理的技術路線來推動自動化。

檔案的信息自動化系統建設，是提高檔案管理的物質基礎和減小檔案失真可能性的重要手段，更是與現代化的專業檔案管理人員的教育接軌的重要途徑。當然檔案信息自動化系統建設也不是一蹴而就的，其中必然會遇到諸多的矛盾與問題，我們應當將積極進取、開拓創新的思想運用于學校的檔案管理中，著眼于提高系統的整體水平，有重點的抓好數據庫建設，慎重選定適合本學校的技術路線，實事求是一步步改進管理體制。

二、提高檔案管理人員的專業素質

隨著當代科技的日新月異，許多學校已經開出了檔案管理學、圖書館管理學等學科來培養專業的高素質的檔案管理人員。隨即檔案管理也對其工作人員提出了新的更高的要求。

首先，檔案人員要有一定的文化水平和駕馭文字的能力，檔案大部分是文字類型的信息，要做好檔案管理的工作，檔案管理人員要能用文字與各部門交流，才能收集到全面正確的檔案信息；要能理解自己所搜集的檔案，才能夠完成對檔案管理在檔案收集之后的后續工作，例如整理、分類、編目等等。

其次，要熱愛學習，對檔案管理工作充滿熱情，無論在何種行業，從事什么工作，光是有完成任務的心都是不夠的，要不斷地學習新的知識，要熱愛你的工作才能夠好的完成一項工作，這在檔案管理工作中尤為重要，否則很容易因為整天枯燥地面對檔案而產生應付的心理，加之現代科技發展迅猛，不斷學習才能適應工作甚至事半功倍，否則容易被工作所淘汰。

最后，檔案管理工作人員要有一定的科研能力，檔案的管理并不僅僅是將檔案整理好而已，還需要從大量的檔案研究整理中發現并撰寫出有用的報告，將檔案充分運用與學習和教育中。

三、加強檔案資源的開發利用

重視檔案資源的開發利用不僅是檔案管理的結果，也是檔案管理的起點，只要將檔案資源更好地利用于教學和科研服務，必然會引發對加強檔案管理的要求。許多學校檔案管理只是流于形式，平時不積極管理檔案，當需要使用時再花費大量的人力物力來采集匯總。其實檔案資源具有極大的利用價值，并不僅僅是用來應付教學評估等工作的工具。充分利用教學資源中的各種檔案，可以為教學管理提供經驗和依據，提高教學管理水平；可以為科研提供豐富的原始資源，節省科研的時間，提高科研的有效性；可以為教學提供豐富的資源，讓教師教學有據可循。

四、結語

檔案管理學基礎范文第5篇

關鍵詞：檔案管理 信息化 管理學

一、架構在高校檔案信息化管理平臺上的組織結構

高校檔案管理是一個持續的過程，尤其是高校檔案信息化管理更是需要一個有機的系統才能發揮整體高校的功能。一般來說，結構關系存在兩種，一種正如國內部分南方高校的功能性（流程性）組織結構，這種組織結構以功能性為出發，將檔案館內部從事相同或相似工作的人集中在一起，他們以自身的專業能力與自治結為一體。這樣的組織結構具有專業分工細，組織效率高，強調專業及技能和工作程序等特點，其中都是某一方面的專家，因而對功能性部門的管理也是這方面的專家進行管理。在這種功能性組織結構中面臨的最大問題就是有效溝通和協調問題，如果各部門負責人不能解決上述問題，就會因為某一部門工作的延誤對一項整體工作的統一性造成影響，從而最終影響組織效率，拖延工作。

另一種高校檔案館普遍采用的組織結構是目標導向性組織結構，這種組織結構多為北方地區高校檔案館所采用。這種組織結構是將實現同一目標的各方面成員集中在一起而構成的，在組織里需要各種不同專業技能的專家，因此對其管理可以是通才也可以是專才。在目標導向性檔案館組織結構中，部門的設置是按照檔案門類劃分的，這樣的結構不會因為溝通及協調不暢而發生工作無法銜接，但在某種程度上強調了單一部門的成果、工作目標，而非檔案信息化要求的處理程序和處理方式，但也頗具適應力和創造性。

二、重視高校檔案信息化的過程管理

高校檔案信息化是個過程，過程就是不斷發展變化和創新的，而且過程不是獨立、孤立發生的；過程是有環境、有外部條件的。

國內在此方面做得較為完善的上海交通大學信息化結合內外優勢及自身特點，為自己量身定做了檔案信息化發展的總體目標、基本原則、制度保障，實現了其科學有序的分步驟發展，最終通過研究性、實驗性的過程管理，實現了若干項研制成果，建立了規范的上海交大數字檔案館門戶網站。與上交大有利的外圍環境相比，華東理工大學的檔案信息化建設更多的是利用有限性資源進行自主性創新研發，依靠自身努力不斷突破固有機制和環境的瓶頸，而且在實物檔案的保存及利用方面更是能夠細致、創新性的開發利用，使得檔案館對學校中心工作的實效開展發揮了長足作用。

實現高校檔案信息化發展，除了要把實際工作結果與預期標準相比較，以此在信息化過程中控制偏差，以確保檔案資源的充分利用及組織目標的順利實現外，更需要的是一種創新性的過程管理。過程管理必然要遵循一定的步驟、程序和規律。科技發展的日新月異為高校檔案發展提出了檔案管理的信息化定位，敏銳地捕捉到原有檔案管理的若干不協調現象后，就要透過現象究其原因，并據此分析和預測未來信息化發展趨勢及應對措施，不同高校作為獨立個體必然存在不同的環境及自身特點，不同學校的檔案館在一定程度更是秉具高校歷史、現今、未來發展的縮影，因此在過程中要針對自身環境、資源、機遇，制定符合該高校檔案館信息化發展的目標、制度以及步驟發展，在此基礎上迅速行動，并在對檔案信息化有效、適度控制過程中不斷嘗試。

三、開發檔案信息資源的集成應用

21 世紀的信息全球化，交叉學科的融合為管理學領域帶來了勃勃生機；集成管理因其“集合而成”的基本特征和與時俱進的優化模式，尤其受到人們的青睞。檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。檔案信息化集成管理，則從集成新視角去分析檔案管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到檔案信息化管理視野之中，并將檔案管理組織內外的各種集成要素按照制定的集成模式進行整合，促使各集成要素功能匹配、優勢互補、動態開放及創造性融合；從而使得檔案信息化管理系統完整，整體功效倍增，變被動為主動，最終促進整個檔案管理活動效率的提高。

檔案集成管理模式是根據21 世紀信息時代電子文件和檔案未來發展方向，結合高等教育的各種需求背景，有助于檔案管理信息化發展的與時俱進，可以說是為促進中國高校管理水平的提升而設計的。其研究側重借鑒集成優勢互補的理念及其整體優化的原則，建立高校基層檔案集成管理體系。從管理與利用基層檔案管理的實際出發，集成管理即將檔案信息管理與服務的全過程作為一個有機系統實施管理。運用檔案信息開發生命周期和集成的理念，基于界面管理交互作用的學術新觀點，賦予檔案管理體系以系統性和動態性，使檔案管理活動各個環節規范標準，使重要的界面關系納入檔案管理狀態以實現控制、協調和溝通，達到領導重視、教師積極參與、不斷開發創新和相互交流檔案信息的效果，實現以科研服務為核心，提高檔案管理及應用質量。

參考文獻：

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[2]羅南.淺談高校檔案信息化建設與管理[j].黑龍江科技信息，2010.9