提高檔案管理水平方法探索

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0引言

眾所周知，在任何一個企業(yè)的發(fā)展過程中都涉及到了大量的檔案信息，這些檔案資源的存在和企業(yè)的發(fā)展存在著極為密切的關系，其也是企業(yè)管理的一個重要組成部分，加強對于企業(yè)檔案的管理是極為必要的，只有做好了企業(yè)檔案的管理才能夠更好地保障企業(yè)相關經營發(fā)展的順利進行，但是就當前我國現在的企業(yè)檔案管理現狀來看，其中存在的影響問題還是比較多的，如何有效地解決這些問題對于企業(yè)檔案管理的影響，進而提升企業(yè)檔案管理的水平已經成為當前很多企業(yè)發(fā)展中極為重要的一個課題和任務。

1企業(yè)檔案管理的重要性

所謂的企業(yè)檔案管理主要就是指針對企業(yè)發(fā)展過程中存在的各種檔案資源進行有效地保存、管理和應用，進而促使這些檔案信息能夠更好地為企業(yè)發(fā)展服務，由此就可以看出，企業(yè)檔案管理最為主要的一個作用就是能夠促進企業(yè)的快速發(fā)展，這也是企業(yè)檔案管理最為根本的一個目的所在，具體來說，企業(yè)檔案管理的重要性主要體現在以下幾個方面：①首先，加強對于企業(yè)檔案的管理能夠有助于相關管理人員加深對于自身企業(yè)的認識程度，這一認識程度的加深對于企業(yè)發(fā)展來說是極為重要的，因為任何一個企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展不僅僅需要針對整個的外部市場環(huán)境進行有效的了解和掌握，還應該針對企業(yè)自身的一些發(fā)展條件和發(fā)展優(yōu)勢進行充分的認識，進而才能夠更好地為企業(yè)未來的發(fā)展做出最為正確的選擇；②其次，加強企業(yè)檔案管理還有助于相關人員及時的發(fā)現企業(yè)發(fā)展過程中存在的一些弊端和不足，這一優(yōu)勢也是比較明顯的，只有針對企業(yè)自身的不足和缺陷進行彌補才能夠更好地促進企業(yè)的發(fā)展和進步，而針對企業(yè)所有的檔案資源進行充分詳細的管理也就能夠在較大程度上有助于相關管理人員技術高效的發(fā)展一些缺陷或者問題的存在；③最后，企業(yè)檔案管理水平的提升還能夠有助于為企業(yè)未來的發(fā)展指明正確的方向，其實針對企業(yè)發(fā)展中存在的不足進行完善就是一種企業(yè)發(fā)展方向的確定，此外，企業(yè)通過自身檔案的管理還能夠和外界的市場環(huán)境進行必要的協(xié)調性思考，進而能夠促使自身企業(yè)在未來的發(fā)展中更好的迎合市場的需求，進而促進企業(yè)更快更好地發(fā)展。

2當前企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1重視程度不高

針對當前我國諸多企業(yè)檔案管理的現狀進行分析可以發(fā)現，其最為基本的一個問題就是很多的企業(yè)管理人員對于檔案管理的重視程度不高，沒有切實體會到企業(yè)檔案管理的重要價值，進而也就無法對于企業(yè)檔案管理給予相應的資源支持，甚至對于最為基本的企業(yè)檔案管理制度的建立也存在較為明顯的不足和缺陷，最終就會導致其整個的檔案管理工作比較混亂，無法充分發(fā)揮檔案管理的價值和作用。

2.2檔案管理制度不完善

當前很多企業(yè)具體的檔案管理制度也存在著較為明顯的缺陷，沒有一個系統(tǒng)合理的檔案管理規(guī)章制度，對于檔案管理沒有制定相應的詳細流程，進而也就無法針對具體的檔案管理工作進行約束和指導，甚至對于具體檔案管理人員的分配也存在著較大的問題，檔案管理人員在數量上存在著較大的不足，嚴重的影響著企業(yè)檔案管理的效果，很多具體的檔案管理工作都因為沒有具體的負責人員而導致無法成行。

2.3檔案管理人員能力不足

就當前的企業(yè)檔案管理來說，之所以存在的問題比較多，相應的管理水平不高，還和具體的檔案管理人員存在著密不可分的關系，其最為主要的表現就是具體的檔案管理負責人員在能力和素質方面存在著較大的缺陷，不能很好地勝任相應的檔案管理工作，尤其是隨著當前企業(yè)檔案管理中科學技術水平的不斷提高，很多的原有檔案管理人員不能夠很好地適應這些新型管理系統(tǒng)和管理手段，進而導致在具體的企業(yè)檔案管理中問題頻發(fā)，影響著企業(yè)檔案管理的效率和水平。

2.4對于檔案的應用不足

就企業(yè)檔案管理來說，其不僅僅涉及到了企業(yè)檔案的收集和儲存過程，更為主要的是應該合理的應用這些企業(yè)檔案資源來為企業(yè)的發(fā)展服務，這才是企業(yè)檔案管理最終目的實現的根本所在，但是就當前我國現行的企業(yè)檔案管理來說，其在具體的應用方面仍然存在著較大的問題制約著這一功能和作用的實現，很多的企業(yè)檔案管理人員往往都是把重點放在對于企業(yè)檔案的收集和分類管理上，但是在保存之后就很少涉及到后續(xù)的應用環(huán)節(jié)，這樣即使企業(yè)檔案管理手機和管理的水平得到了相應的保障和提升也無法實現企業(yè)檔案管理的最終目的。

2.5相應的新技術應用明顯不足

對于當前企業(yè)檔案管理來說，其管理水平之所以得不到較為明顯的提升，和具體的企業(yè)檔案管理技術和手段存在著較為直接的關系，我們都知道，要想提升管理的效率和水平，從具體的技術手段入手是極為關鍵的，也是極為有效的一種方式，對于這一點來說，隨著當前各種信息化以及網路化檔案管理技術和管理系統(tǒng)的不斷出現，理應在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮應有的價值和作用，但是現狀卻并非如此，很多的企業(yè)檔案管理中仍然沿用以往的紙質管理模式，對于信息化檔案管理系統(tǒng)的構建不夠重視，最終影響了企業(yè)檔案管理水平的提升。

3提升企業(yè)檔案管理水平的具體措施

3.1切實提高對于企業(yè)檔案管理的重視程度

要想在今后的企業(yè)發(fā)展中切實提升企業(yè)檔案管理的水平，應該首先從相應的重視程度入手，加強企業(yè)管理層對于檔案管理的重視程度，進而對于具體的檔案管理工作加強相應的制度、人力以及財力的支持，為企業(yè)檔案管理水平的提升創(chuàng)造必要的條件。

3.2完善企業(yè)檔案管理制度

對于企業(yè)檔案管理制度的完善來說，其對于企業(yè)檔案管理水平的提升同樣具備著極為重要的價值和意義，具體來說，這種企業(yè)檔案管理制度的完善應該重點從以下幾個方面入手：①首先，必須加強對于企業(yè)檔案管理流程的規(guī)劃，即針對具體的企業(yè)檔案管理過程進行明確化和標準化，進而對企業(yè)檔案工作進行必要的約束；②其次，針對企業(yè)檔案管理人員進行必要的補充和完善，尤其是要針對當前比較缺乏的專業(yè)化檔案管理人員進行招聘和引入，保障其檔案管理的人力資源基礎；③最后，還應該重點針對相應的企業(yè)檔案管理責任制度進行明確，把具體的企業(yè)檔案管理責任明確到每一個企業(yè)檔案管理人員身上，進而促使其能夠更好地做好自身的工作，保障檔案管理水平的提升。

3.3加強對于企業(yè)檔案管理人員的培訓和指導

針對當前企業(yè)檔案管理人員自身能力和素質的問題來說，在今后的企業(yè)檔案管理中應該重點進行必要的培訓和指導，這種培訓和指導必須具備較為明確的目的，即針對性要強，培訓和指導的內容必須是企業(yè)檔案管理人員所需要的，也必須是有利于企業(yè)檔案管理水平提高的，對于具體的培訓和指導形式來說，除了常規(guī)的傳教式的模式之外，還可以通過企業(yè)之間的交流學習來達到共同提升的目的，還可以向國外一些檔案管理水平較高的企業(yè)學習，結合自身的企業(yè)檔案管理實際，提升自身的檔案管理能力。

3.4加強企業(yè)檔案信息的應用

企業(yè)檔案管理水平的提升還應該重點針對其應用水平的提升采取必要的措施進行加強，著重加強企業(yè)檔案管理人員對于檔案信息應用的重視，在具體的企業(yè)發(fā)展方向和相關決策的制定上，充分意識到檔案信息的重要性，并且針對具體的檔案信息進行充分的參考，以實現企業(yè)檔案信息應用效果的最大化。

3.5充分應用各種新型管理技術手段

對于各種新型管理技術手段的應用也是提升企業(yè)檔案管理水平的一個重要途徑，對于這一點來說，首先應該更新檔案管理人員的管理理念，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，在具體的企業(yè)檔案管理中充分的應用各種信息化技術、計算機技術以及網絡技術，進而提升企業(yè)檔案管理的科學技術水平，與此同時，完善相應的硬件支持也是必不可少的。以神華煤制油化工有限公司為例，公司本部設在北京，若在北京建設一座1200平方米的實體檔案館需3600萬元；目前公司實體檔案室設在內蒙古自治區(qū)鄂爾多斯地區(qū)，現有面積1200平方米，投資約為286萬元；定制虛擬檔案館信息管理系統(tǒng)，投資47萬元，可以滿足公司人員流動、異地辦公的需要。兩者相抵，可節(jié)約固定資產投資成本約3267萬元。另外，實現無紙化辦公，每年可節(jié)約辦公成本10萬元；通過網絡平臺查詢文檔信息資源，實現移動辦公，每年可節(jié)約差旅費約635萬元。

4結束語

綜上所述，對于任何一個企業(yè)的發(fā)展來說，相應的檔案管理都是必不可少的一個關鍵環(huán)節(jié)，在今后的企業(yè)檔案管理中，首先應該明確企業(yè)檔案管理的重要地位，進而對于企業(yè)檔案管理加大傾斜力度，從人力資源到財力資源都應該進行必要的支持，然后建立有效地檔案管理制度來針對具體的檔案管理工作進行約束和指導，并且提升相關企業(yè)檔案管理人員的素質和能力，確保相關檔案管理工作的落實效果，最后，隨著各種新型檔案管理技術的不斷出現，加強對于這些信息化以及網絡是檔案管理系統(tǒng)的應用也是為了企業(yè)檔案管理發(fā)展的一個重要方向。

作者：范艷秋 單位：福建寧德核電有限公司