高職院校檔案管理水平實探

前言：本站為你精心整理了高職院校檔案管理水平實探范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

【摘要】本文從心理因素角度研究高職院校檔案管理，發現高職院校檔案管理工作中存在檔案管理人員缺乏對檔案工作的職業認同感、檔案管理人員存在自卑心理、檔案管理人員在服務工作中情緒波動大、檔案需求者缺乏檔案意識、檔案需求者對高職院校檔案管理人員存在不信任心理等5個方面的問題。從而提出加強心理暗示，提升高職院校檔案管理人員的職業認同感；提倡意義學習，增加高職院校檔案管理人員的知識水平；加強情緒管理，提高高職院校檔案管理人員的情緒管理能力；以德服人，提高高職院校檔案管理效率；提高全社會的檔案意識等5種提高高職院校檔案管理水平的策略。

【關鍵詞】心理因素；高職院校；檔案管理；實探

一、心理因素對高職院校檔案管理工作的影響

隨著知識經濟的到來，管理心理學理論和檔案管理理論相結合，研究高職院校檔案管理過程中檔案管理人員和檔案需求者的行為表現和原因，旨在提高檔案管理人員的工作積極性、催化檔案服務決心、實現最佳檔案服務效果，提高檔案管理人員的能動性，了解檔案需求者的內心想法。如果我們能夠洞察檔案管理人員和檔案需求者的真實心理想法，就相對應地能夠制定出管理檔案管理人員、檔案工作的科學的方法。

二、高職院校檔案管理工作中存在的問題

檔案管理離不開人，檔案服務離不開人。從心理因素角度研究高職院校檔案管理，就是從管理心理學角度研究檔案管理人員和查檔者。從心理學的角度來審視，高職院校檔案管理工作中存在的問題有：

1.高職院校檔案管理人員缺乏對檔案工作的職業認同感

職業認同感是心理學的專用術語，一個員工的守信度、積極性、自豪感和責任感就是受職業認同感的影響。在調查中發現，檔案管理人員存在缺乏對檔案工作的職業認同感的現象，如：覺得檔案工作并不重要，對檔案工作的發展不認可，對自己的檔案工作沒有成就感，對檔案工作的前景缺乏信心，有種被打入冷宮的感覺，總是逃避工作任務，不安于所處境況，時刻關注各類人事考試信息，尋找機會跳槽換到別的單位工作或是調整在本單位的工作崗位。

2.高職院校檔案管理人員存在自卑心理

在高職院校里，領導對教學類業務工作極為重視，而對檔案管理工作卻比較放松，一般來說，單位領導總將檔案工作全權交付檔案管理人員處理，由于上級從不進行監督或評估導致檔案管理工作不受人重視，造成檔案管理人員缺少培訓、進修、晉升機會，專業能力得不到提高，待遇長期得不到改善，久而久之，檔案管理人員產生自卑心理，總覺得理想和現實存在巨大差距，心理由剛開始剛入行時的豪情萬丈變為一蹶不振，在工作和生活中缺乏自信，做事畏手畏腳毫無主見，整日毫無生機，故意疏遠同事，對集體活動缺乏興趣。

3.高職院校檔案管理人員在服務工作中情緒波動大

高職院校檔案管理人員在服務工作中面對形形色色的檔案需求者，面對彬彬有禮、睿智豁達的檔案需求者，檔案管理人員一般能夠根據其提供的信息找到目標檔案，由于工作順利感到思路明朗，精神舒爽；面對素質不高、固執粗俗的檔案需求者，由于提供的信息不全或錯誤，檔案管理人員往往不能找到目標檔案，由于花了時間和精力卻沒有解決問題，感到苦悶、急躁。消極的情緒不僅能影響工作成效，影響自身的身體健康，甚至會將不良的情緒轉移到同事身上，影響同事關系，影響工作氛圍。

4.檔案需求者缺乏檔案意識

根據漳州衛生職業學院檔案領取登記表，在2010年11月10日——2015年10月31日期間，到漳州衛生職業學院檔案室辦理檔案派遣的有71人次，這些人均是自費畢業（結業）生，至少在2013年前畢業（結業），有的甚至已經畢業（結業）20年之久，為何畢業離校這么久但是檔案仍然遺留在校？經過訪談2014年6月1日——2015年10月31日期間到漳州衛生職業學院檔案室辦理檔案派遣的13人，他們均表示不知道自己中專階段的檔案還遺留在學校，由于工作晉升、考取職稱等由相關部門告知應該辦理檔案派遣，才四處打聽咨詢自己的檔案在何處。由此可看出檔案需求者存在麻痹大意，缺乏檔案意識，將對于自己人生及其重要的個人檔案遺留在外，甚至漠不關心。

5.檔案需求者對高職院校檔案管理人員存在不信任心理

根據漳州衛生職業學院檔案查閱登記表，在2010年11月10日——2015年10月31日期間，到漳州衛生職業學院檔案室辦理檔案查閱的有260人次，其中28人次是由我院的教職工陪同辦理查閱手續。檔案利用工作是檔案管理人員的常規工作，即使沒有本單位同事的陪同，檔案管理人員也會遵守職業規范，按規定為檔案需求者查閱檔案。這種行為是典型的對檔案管理人員不信任的心理所促成，擁有這種心理的需求者認為找與自己和檔案管理人員均熟悉的人引薦或陪同，查檔過程會更加順利，檔案管理人員會認真對待他們的查檔需求，接待他們會更加熱情，至少心理上感覺比較有保障。

三、基于心理視角的提高高職院校檔案管理水平的對策

1.加強心理暗示，提升高職院校檔案管理人員的職業認同感

心理學家巴甫洛夫認為：“暗示是人類最簡單、最典型的條件反射。從心理機制上講，它是一種被主觀意愿肯定的假設，不一定有根據，但由于主觀上已肯定了它的存在，心理上便竭力趨向于這項內容。”[1]暗示潛移默化地影響著我們的生活，恰到好處地運用心理暗示可畫龍點睛地提升高職院校檔案管理人員的職業認同感。首先增加他暗示，如高職院校領導在公共場合講話時可提及檔案工作的重要性，表示對檔案工作的支持和重視，這可提高整個單位的檔案意識，增強高職院校檔案管理人員的自主地位和職業認同感；其次，高職院校檔案管理人員可加強正面的自我暗示，如每天工作的第一件事就是對自己說“檔案是歷史的化石，做好檔案工作是功在當前，利在千秋的事”等等，以此加強愛崗敬業的職業道德，激發內部潛能，消除不利于工作的情緒，發揮高職院校檔案管理人員力量。

2.提倡意義學習，增加高職院校檔案管理人員的知識水平

1978年美國教育心理學家奧蘇泊爾（D.P.Ausubel）認為：學習可以分為意義學習和機械學習，其分類的依據是學習者原有知識結構與新知識的關系。“意義學習就是將符號所代表的新知識與學習者認知結構中已有的適當觀念建立非人為的和實質性的聯系。”[2]高職院校檔案管理人員的認知結構中已有檔案及相關專業的知識，熟悉檔案的收集、整理、保管、統計、利用、鑒定、銷毀等環節的理論，當檔案管理人員學習有關檔案知識的內容時，很自然地與原有認知結構中相應的表象、觀念建立起聯系。比如檔案管理人員在學習歸檔文件的“編號”時，應該把握“對歸檔文件的每頁紙進行編號”，在回顧已掌握的理論知識后，通過自己的觀察后換種方式進行表述成“對歸檔文件的有字的頁面進行標號，沒字可不編”，從而牢固掌握了新知識。意義學習的方式有利于高職院校檔案管理人員在重溫舊知識的基礎上，將新知識融入舊知識中形成系統的知識網絡。

3.加強情緒管理，提高高職院校檔案管理人員的情緒管理能力

可通過以下三個途徑提高高職院校檔案管理人員的情緒管理能力：一是保持良好的心態，相信正能量的廣泛性，高職院校檔案管理人員良好的情緒培養需要大環境的熏陶，不可被反面個例束縛住前進的腳步；二是提高承受挫折的能力，檔案工作具有極強的機要性，在面對形形色色的查檔者時，需要檔案管理人員保持高度的警惕性和責任性，當被誤解或是工作不順心時，要微笑著面對挫折，保持穩定的情緒，以防做出過激的言行而造成不必要的麻煩；三是學會調整情緒，當工作不順利時，對產生的不良情緒應該及時進行消化，用心關注自己的情緒，當發現有細微的變化時，要尋找產生情緒變化的原因，以便對癥下藥，千萬不要忽視、壓抑自己的情緒，可找領導、同事宣泄心中的不愉快，或是寫日記，參加體育運動，文體娛樂休閑等活動轉移注意力，使得不良的情緒有一個排泄的出路，從而穩定住情緒。

4.以德服人，提高高職院校檔案管理效率

以德為先是中國古代管理心理思想的一個重要特征，先人崇善賢人治事，看重管理者的思想道德，以儒家為代表的古代管理心理學思想認為“德的主要內容是仁、義、禮、智、信，考察德的指標有十一項，即：強志、重信、輕財、守道、明察、誠實、自省、實干、謙虛、睿智、無私”。高職院校檔案管理人員應該培育優秀的道德品質，嚴以律己，寬以待人，勤勤懇懇，任勞任怨，認真細致，以高度責任感對待工作，對檔案需求者不搞區別對待，無論認識或不認識的、有經熟人引薦或沒有熟人引薦的都一視同仁，急他人之所需，才能擁有較大的影響力和樹立良好的威信，樹立高職院校的形象，無愧檔案事業。

5.提高全社會的檔案意識

全社會檔案意識的提高是做好檔案管理工作的前提，也是歸屬。全社會檔案意識的提高能為做好檔案業務工作提供適宜環境，提高檔案意識也屬于檔案業務工作之一。提高全社會檔案意識也絕非一朝一夕所能達成，需要全社會的共同努力。首先，檔案主管部門及檔案業務部門應擴大檔案的宣傳，通過在公共場所舉辦宣傳、咨詢、有獎燈謎競猜等方式讓檔案走進人們的視線，為人們了解檔案提供途徑；其次，檔案業務部門如高職院校檔案部門應依托檔案業務工作，以做好檔案宣傳工作，自己的實際工作成效代表著檔案界的形象，以嫻熟、熱情、負責的態度換來檔案需求者的了解、信任、支持。

參考文獻

[1]吳兒平，等．淺談大學英語零班學習心理環境的構建——英語零班教學實踐報告[J]．海外英語，2011(6):154-156．

[2]張寧．機械學習與意義學習的差異分析[J]．宿州教育學院學報，2010,13(4):75-82．

[3]張夢．試述奧蘇伯爾在教育心理學上的主要觀點[J]．河南財政稅務高等專科學校學報，2004,18(6):52-53．

[4]薛錦霞．“以德為先”的管理智慧及其現代價值[D]．蘇州大學，2003．

作者:吳君君 單位:漳州衛生職業學院辦公室