探求企業(yè)人事檔案管理
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1.人事檔案意識(shí)薄弱。我認(rèn)為企業(yè)人事檔案意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是企業(yè)管理者對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視，一是員工個(gè)人的人事檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在企業(yè)管理中的重要作用，對(duì)該項(xiàng)工作持漠視態(tài)度，未投入足夠的時(shí)間、精力、人力來進(jìn)行必要的檔案記錄與更新工作，使人事檔案失去存在的意義。
2.檔案管理缺乏規(guī)范。在淡薄的人事檔案意識(shí)的影響下，檔案管理勢(shì)必缺乏必要的規(guī)范。從調(diào)查中我發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)的人事檔案存在著內(nèi)容缺失、信息不完善的問題，甚至還有員工真實(shí)情況與檔案記錄嚴(yán)重不符的情況。我看到很多企業(yè)的人事檔案在進(jìn)行信息記錄時(shí)只是簡(jiǎn)單地將姓名、年齡、文化程度、工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等納入檔案當(dāng)中，員工的業(yè)務(wù)能力、品行操守、晉升歷程都缺乏及時(shí)的更新，動(dòng)態(tài)資料不完善，使人事檔案缺乏反應(yīng)員工真實(shí)情況的能力。人事檔案內(nèi)容的缺失是人事檔案管理失范的表現(xiàn)，使斷檔現(xiàn)象屢見不鮮。
3.管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低。企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足，直接影響到檔案管理崗位的人員安排，使得該崗位人員不足。我曾在走訪某大型企業(yè)時(shí)發(fā)現(xiàn)，只有一名員工負(fù)責(zé)全公司的人事檔案管理工作，難免兼而不顧。有的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理崗位安排時(shí)隨意性過大，不顧及人員的實(shí)際檔案管理能力，使企業(yè)的人事檔案管理工作效率低下，質(zhì)量難以保障。
4.檔案利用價(jià)值不高。通過調(diào)查走訪，我發(fā)現(xiàn)雖然多數(shù)企業(yè)都會(huì)開展檔案管理，但檔案的實(shí)際利用價(jià)值不高，往往被束之高閣。首先這與檔案資料的不全面有很大關(guān)系，檔案反映不了員工的實(shí)際情況，自然就不會(huì)被當(dāng)做考評(píng)的標(biāo)準(zhǔn)，失去利用價(jià)值。其次，企業(yè)將精力都放在員工的績(jī)效考核上，但相應(yīng)的績(jī)效記錄卻沒有跟上，人員實(shí)際工作情況與檔案信息存在較大差距，影響檔案的實(shí)際利用價(jià)值。
二、新形勢(shì)下改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理模式的措施
1.全面提升檔案意識(shí)。作為新時(shí)代的企業(yè)，必須全面提升檔案意識(shí)，重視起對(duì)人才的管理。我建議企業(yè)應(yīng)該首先樹立起依法管檔的理念，從制度上對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，在檔案管理崗位上配備數(shù)量足夠、素質(zhì)較高的管理人才，將檔案管理當(dāng)做一項(xiàng)重要工作。只有先從意識(shí)上給予足夠的重視，后續(xù)工作的推進(jìn)就會(huì)更加順利。作為員工個(gè)人也要意識(shí)到檔案的重要性，關(guān)注企業(yè)的檔案管理工作，在變更工作單位時(shí)，要從原單位起走個(gè)人檔案，保證檔隨人走，確保個(gè)人檔案的完整性。
2.著力加強(qiáng)硬件建設(shè)。要促使檔案管理更加規(guī)范，我建議大小企業(yè)都應(yīng)該積極推進(jìn)硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。用現(xiàn)代技術(shù)手段來進(jìn)行檔案記錄可以大大提升工作效率，使管理工作更加科學(xué)易行。對(duì)于經(jīng)常變更的人事信息，管理者可以將它們及時(shí)準(zhǔn)確地輸入到個(gè)人電子檔案當(dāng)中，方便快捷，自動(dòng)化程度較高。通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行人事檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要途徑，使檔案管理工作更加符合時(shí)代要求，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
3.提升管理隊(duì)伍素質(zhì)。人事檔案管理工作并非人們想象得那么簡(jiǎn)單，對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求是比較高的。我認(rèn)為主要有以下三個(gè)方面：首先管理者要具備法律意識(shí)，依據(jù)《檔案法》來維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、保密性。其次，管理者要有強(qiáng)烈的崗位責(zé)任感，在進(jìn)行檔案記錄時(shí)嚴(yán)格遵守制度，盡職盡責(zé)地管理好企業(yè)人事檔案，以便為企業(yè)提供真實(shí)全面的人事信息。第三，人事檔案的管理人員必須有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，并能用理論知識(shí)來指導(dǎo)實(shí)際工作，保證檔案管理的質(zhì)量。在企業(yè)人事檔案管理的崗位上實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。
4.提高檔案利用價(jià)值。我認(rèn)為企業(yè)管理者不能忽視檔案管理的潛在價(jià)值，要對(duì)其利用價(jià)值進(jìn)行充分挖掘。人事檔案記錄著每個(gè)員工的個(gè)人信息，在一定程度上反映了員工的能力，企業(yè)完全可以通過科學(xué)的檔案分析來進(jìn)行人才選拔，選擇有能力的員工進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)層，給員工充分的晉升空間。作為檔案管理者要掌握檔案分析技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案信息處理，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的參考資料。使檔案的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
5.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供檔案管理。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。
6.建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)。功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會(huì)管理的成本。人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一，其改革已經(jīng)提上了日程，在這一改變過程中，改變舊有模式，建立新型管理系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念，全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
三、結(jié)語
綜上所述，伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的演進(jìn)，企業(yè)的高速發(fā)展不容小覷，但在新形勢(shì)下，我國(guó)的企業(yè)管理產(chǎn)生了一些新的問題，尤其是企業(yè)的人事檔案管理，更是面臨著巨大的挑戰(zhàn)。人事檔案管理模式不可避免地出現(xiàn)部分問題，需要采取措施予以規(guī)避。本文將闡釋企業(yè)人事檔案管理的含義，指出新形勢(shì)下出現(xiàn)的管理問題，并為如何改進(jìn)人事檔案管理模式，提升人事檔案管理質(zhì)量提出合理化建議。
作者：陸凌單位：寧夏石嘴山供電局
