中職檔案管理存在的問題探究

前言：本站為你精心整理了中職檔案管理存在的問題探究范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：近年來，隨著中職教育的飛速發(fā)展，中職學(xué)校檔案管理工作顯得相對滯后。本文從中職學(xué)校檔案管理工作的作用、內(nèi)容、存在的問題以及改進(jìn)措施等方面進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案；

管理檔案是學(xué)校在各項(xiàng)管理工作及教學(xué)、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字材料、圖紙、表格、計算數(shù)據(jù)、聲像資料等，包括文書檔案、教學(xué)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案和基建檔案等，是學(xué)校管理和發(fā)展過程中的重要信息資源。檔案管理是學(xué)校管理工作的組成部分，是維護(hù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和記錄發(fā)展歷史的重要途徑。本文從中職學(xué)校檔案管理工作的重要作用、存在的問題以及對策等方面進(jìn)行了論述。

1檔案管理工作內(nèi)容及作用

中職學(xué)校檔案管理工作是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，基本內(nèi)容包括檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和利用等。中職學(xué)校檔案可清楚地記錄學(xué)校建校史、發(fā)展史、教學(xué)科研史，同時也反映出幾代人為培養(yǎng)技術(shù)人才而奮力拼搏的精神以及走過的曲折道路，具有非常重要的研究價值和實(shí)用價值。

2當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題

2.1認(rèn)識不深一些學(xué)校的教職員工對檔案管理工作認(rèn)識不足。

教師手頭有相關(guān)資料卻不愿意交到檔案室，認(rèn)為自己保管用起來方便，其實(shí)沒有經(jīng)過整理歸檔的文檔更容易丟失。

2.2設(shè)備簡陋

由于中職學(xué)校特點(diǎn)，學(xué)校資金主要用于教學(xué)設(shè)施的更新和添置，對檔案管理工作投入較少，硬件設(shè)備落后，很多中職學(xué)校檔案室沒有密集架、掃描儀、刻錄機(jī)、專門存放光盤的柜子、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。

2.3資料收集不完整

外出參加會議的教職員工不能及時把會議文件交給檔案管理人員歸檔，而檔案管理人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解，導(dǎo)致會議文件未被及時歸檔。各處室平時沒有檔案管理意識，致使許多重要文件資料收集不完整，如新生記錄簡表、學(xué)校組織的各項(xiàng)活動記錄、照片、圖像等沒有及時收集、統(tǒng)一保存，時間一長便漸漸遺失了。

2.4檔案資源利用不夠充分

保存檔案是為了使用，如果只存不用，檔案就失去了存在的價值。只要充分利用檔案，就可以發(fā)揮檔案材料的價值，也能引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，擴(kuò)大工作影響力。而目前檔案室多是守株待兔，消極等待使用者查閱檔案，而沒有挖掘自身的資源優(yōu)勢，變被動為主動，為職工提供便利的檔案或信息利用途徑。

2.5管理缺乏規(guī)范性和科學(xué)性

中職學(xué)校檔案管理人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識，很多人沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)和進(jìn)修，對各部門的檔案管理缺乏科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)劃。管理人員在平時的工作中不注意收集資料，導(dǎo)致教學(xué)資料不齊全、不完整。在上級教育、行政部門來校進(jìn)行教學(xué)評估時，學(xué)校為了補(bǔ)上一些檔案材料的缺口，往往花費(fèi)大量的人力、物力、財力來補(bǔ)做檔案，這不僅造成很大的浪費(fèi)，還給正常的教學(xué)工作帶來了一定沖擊，同時使檔案資料的真實(shí)性大打折扣，失去了檔案管理的真正意義。

2.6電子檔案管理存在漏洞

目前很多中職學(xué)校對電子文件的歸檔程序不規(guī)范，存儲過于分散，未完成集中脫機(jī)保管，如果計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；一些學(xué)校的電子文件只是簡單地保管在計算機(jī)硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲介質(zhì)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題或軟磁盤遭到損壞，極有可能使電子文件遭到毀壞甚至全部丟失。

3對策

3.1積極開發(fā)檔案資源

為了使檔案資源直接服務(wù)于學(xué)校教育教學(xué)，檔案管理人員應(yīng)齊心協(xié)力，充分利用學(xué)校資源優(yōu)勢，擴(kuò)大檔案、信息收集范圍，為學(xué)校管理、教育、教學(xué)和教研工作做出貢獻(xiàn)。如利用學(xué)校校慶的契機(jī)編寫校友通訊錄，收集歷屆校友名單及通訊地址，平時加強(qiáng)溝通交流，從而擴(kuò)大學(xué)校教育的外延，提升社會聲譽(yù)。再如，檔案管理人員根據(jù)日常工作需要，將學(xué)校人員安排、黨員名單、教育教學(xué)論文制成表格、匯輯成冊，對迎檢、爭創(chuàng)等各類工作都有細(xì)致的歸檔，使學(xué)校基本情況和各種成果一目了然，為工作創(chuàng)造便利條件，更好地服務(wù)于廣大師生。檔案管理工作在學(xué)校各項(xiàng)工作中處于相當(dāng)重要的地位，加強(qiáng)檔案建設(shè)有利于提升學(xué)校管理工作整體水平。

3.2增強(qiáng)檔案管理意識，健全各項(xiàng)管理制度

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向全體教職工宣傳《中華人民共和國檔案法》，通過舉辦檔案管理講座、開展檔案知識競賽來提高教職工檔案管理意識。

（2）制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。

（3）建立檔案收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

（4）設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長。將具體工作層層分解，落實(shí)到人，保證時時有記錄，事事有依據(jù)。營造全員參與、全過程管理，人人重視收集、保全檔案的良好氛圍，形成一個組織有序、規(guī)范、完整的檔案管理體系。

3.3培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性強(qiáng)、知識面廣、標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)的工作，而且部分檔案資料在一定時間內(nèi)具有一定的保密性。檔案管理部門在某種意義上屬于機(jī)要科室，因此要求檔案管理人員不僅有較豐富的專業(yè)知識，熱愛本職工作，還具有嚴(yán)格的組織紀(jì)律觀念、保密意識和責(zé)任感、使命感。特別是隨著《中華人民共和國檔案法》《檔案管理?xiàng)l例》的頒布實(shí)施，檔案管理工作走上了法治化的道路。同時，檔案管理人員要改變陳舊的服務(wù)觀念，把“你來我找，找到說有，沒有說無”這一工作思路變?yōu)椤爸鲃映鰮簟⑸祥T服務(wù)”的工作思路，使各處室人員樹立“我為檔案，檔案為我”的新觀念。總之，檔案管理工作在學(xué)校管理工作中處于相當(dāng)重要的地位，檔案管理工作水平是衡量學(xué)校工作成績的標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，教師和學(xué)生對檔案信息的要求會更高，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格要求自己，使教學(xué)檔案發(fā)揮更大的作用

作者:楊麗芳 單位:臨夏州衛(wèi)生學(xué)校